Betrug im Einkauf: So schützt "Kommissar Computer" Unternehmen

München (ots) -

Durchgängiger Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung der
Rechnungen macht Kriminellen das Leben schwer

Rund vier Milliarden Euro verlieren deutsche Unternehmen im Jahr
2007 durch Betrug und Unterschlagung, so die Euler Hermes
Kreditversicherung. In fast der Hälfte aller Fälle sind die eigenen
Mitarbeiter die Übeltäter. Doch auch Lieferanten und andere Partner
gehören zu den "schwarzen Schafen", wie die Erfahrung zeigt.
Verwundbar sind die Unternehmen vor allem beim Einkauf: Fingierte
Rechnungen, Bestellungen für den eigenen Bedarf auf Firmenkosten oder
verbotene Absprachen mit Lieferanten sind nur drei Beispiele für
typische Betrugsmuster. Wie können sich Unternehmen schützen?
"Kommissar Computer leistet hier wertvolle Hilfe: Moderne
Softwarelösungen verzahnen Einkaufs- und Rechnungsmanagement, sodass
Ungereimtheiten bei der Beschaffung sofort auffallen", erläutert
Frank Wuschech, Geschäftsführer bei BasWare, einem Anbieter von
Software für die Automatisierung von Finanz- und Einkaufsprozessen.

Wie arbeiten diese "digitalen Detektive" in der Praxis? Die
sogenannten "Enterprise Purchse to Pay"-Lösungen, wie sie BasWare
liefert, schaffen einen durchgängigen Prozess für Beschaffung und
Rechnungsverarbeitung - angefangen vom Antrag eines Mitarbeiters, der
etwas für das Unternehmen einkaufen möchte, über die eigentliche
Bestellung bis hin zur Prüfung der daraufhin eingehenden Rechnung.
Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel kontrollieren, ob eine
Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt oder ob auch tatsächlich
nur die genehmigten Waren geordert wurden. Da Informationen zu den
vereinbarten Lieferkonditionen hinterlegt sind, kann das System
zugleich prüfen, ob die gelieferten Produkte und die Rechnungen
vertragskonform sind. Auch Güter, die quasi im "Abonnement" ohne
vorherige Einzelbestellung geliefert werden - etwa Büro- oder
Reinigungsmittel - können durch den Abgleich mit dem Rahmenbetrag auf
diese Weise kontrolliert werden. Diese ganzen Vorgänge laufen
automatisiert; manuelle Prüfungen werden erst nötig, wenn der
Computer verdächtige Transaktionen meldet.

Ein deutlich verbesserter Schutz gegen kriminelle Machenschaften
ist jedoch nicht das einzige Argument für einen durchgängigen
Prozess: Unternehmen sparen auch bares Geld, da die Abläufe stark
beschleunigt werden. Zugleich lassen sich so Skonti besser
ausschöpfen. Die Praxis zeigt, dass sich der Einsatz solcher Lösungen
bereits für Unternehmen mit 1.000 Eingangsrechnungen pro Monat
rentiert.

Originaltext: BasWare GmbH
Digitale Pressemappe: http://www.presseportal.de/pm/53803
Pressemappe via RSS : http://www.presseportal.de/rss/pm_53803.rss2

Pressekontakt:
BasWare
Michael Mayr
Michael.Mayr@basware.com
Tel 089-3750505-20