Das Einmaleins des neuen Reisekostenrechts / HRworks skizziert die seit Anfang 2008 geltenden Änderungen für Geschäftsreisende

Freiburg (ots) - Seit Anfang 2008 gilt das neue Reisekostenrecht
für die Reisekostenabrechnung von Dienstreisen. Die weitgreifenden
Änderungen, die vom Softwarehaus HRworks GmbH trotz der späten
Verabschiedung Ende letzten Jahres termingerecht in seiner
gleichnamigen Lösung abgebildet wurden, betreffen insbesondere
folgende Bereiche:

Auswärtstätigkeit: Statt nach Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit
und Fahrtätigkeit zu unterscheiden, werden diese einheitlich als
"Auswärtstätigkeit" bezeichnet und damit auch hinsichtlich des neuen
Reisekostenrechts gleich behandelt.

Regelmäßige Arbeitsstätte: Der Begriff der regelmäßigen
Arbeitsstätte wurde neu definiert. Diese ist u.a. dann anzunehmen,
wenn der Mitarbeiter an mindestens 46 Tagen im Kalenderjahr zum
gleichen Ort (z.B. eine Niederlassung oder ein Kunde) reist. Liegt
also eine regelmäßige Arbeitsstätte vor, so gilt ab 2008 für die
Tages-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen, dass sie nicht mehr
steuerfrei vom Arbeitgeber für Reisen gewährt werden (bzw. nicht mehr
als Werbungskosten abgesetzt werden) dürfen. Dies kann u.U. erst
während oder nach Ablauf eines Jahres ermittelt werden.

3-Monats-Regel: Handelt es sich bei der Auswärtstätigkeit nicht um
eine regelmäßige Arbeitsstätte, gilt für die 3-Monatsfrist, dass
diese auf dieselbe Auswärtstätigkeit beschränkt ist, wenn die
auswärtige Tätigkeit an mehr als ein bis zwei Tagen je Woche
aufgesucht wird. Mitarbeiter, die regelmäßig z.B. zu einer weiteren
Niederlassung oder einem Kunden fahren, dürfen nach Ablauf von 3
Monaten keine Tagespauschalen absetzen oder steuerfrei vom
Arbeitgeber erstattet bekommen. Die Übernachtungs- und
Kilometerpauschalen können jedoch neu zeitlich unbegrenzt steuerfrei
gewährt werden.

Kürzungen und Sachbezüge für Mahlzeiten: Weist eine Hotelrechnung
nur den Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nach, werden ab 2008
pauschal 20 Prozent des vollen Tagessatzes gekürzt. Für
Übernachtungen in Hotels in Deutschland bedeutet dies im Gegensatz
zur bisherigen Kürzung von 4,50 Euro eine Kürzung von 4,80 Euro für
das Frühstück. Für Mittag- und Abendessen werden neu seit diesem Jahr
40 Prozent des vollen Tagessatzes, d.h. im Inland 9,60 Euro je
Mittag- oder Abendessen, abgezogen. Diese Kürzung wird etwa dann
vorgenommen, wenn dem Mitarbeiter Tagungspauschalen in Rechnung
gestellt werden, die Übernachtung und Verpflegung beinhalten.

Diese Kürzung wird nicht vorgenommen, wenn der Arbeitgeber die
Mahlzeiten veranlasst hat. In diesem Fall sind die Sachbezugswerte
anzusetzen. Sachbezüge liegen dann vor, wenn der Arbeitgeber eine
Bewirtung für den Mitarbeiter vorher veranlasst hat und die Kosten
der Mahlzeit übernimmt. Für die Vorveranlassung ist erforderlich,
dass sich der Arbeitgeber mit dem Lieferanten (z.B. Restaurant) in
Verbindung setzt und die Mahlzeiten in schriftlicher Form mit Ort,
Datum, Zeit und Art angibt.

Übernachtungspauschale: Wenn Arbeitgeber weniger als die
gesetzlichen oder gar keine Übernachtungspauschalen zahlen, können
Mitarbeiter die ihnen entgangenen steuerfreien Beträge nicht mehr in
ihrer persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Eine Kurzübersicht zu den Neuregelungen der 3-Monatsfrist und der
regelmäßigen Arbeitsstätte finden Sie unter
http://www.hrworks.de/lst/versteuern.pdf und eine Kurzübersicht zu
den der Kürzungen und Sachbezügen bei Mahlzeiten finden Sie unter:
http://www.hrworks.de/lst/fruehstueck.pdf. Nach einer aktuellen
Erhebung der HRworks GmbH kennen erst 17 Prozent der Unternehmen die
Veränderungen im Detail.

Über HRworks GmbH

Das Freiburger Softwarehaus HRworks GmbH ist mit HRworks seit 1998
online. Mittlerweile nutzen über 500 Kunden wie z.B. Strenesse,
McDonalds, Honda, Warner Music Group, Mexx oder Rabobank den Service,
der nach dem Prinzip des Software as a Service (SaaS) angeboten wird.

HRworks strukturiert die Geschäftprozesse der Mitarbeiter im
Unternehmen auf einen konfigurierbaren, optimalen Workflow. Vorgänge,
die den Mitarbeiter betreffen, wie etwa Reisekostenabrechnung oder
Urlaubsplanung, werden vereinfacht und somit Kosten und
Durchlaufzeiten reduziert. Nach dem Prinzip des Employee Self Service
(ESS) bedient sich der Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort
online am System. Er hat dabei nur auf die Daten Zugriff, die für
seine Arbeit relevant sind. Somit nimmt jeder Mitarbeiter gemäß
seiner Rolle im Unternehmen am System teil und trägt dabei die
Verantwortung für einen Teil seiner eigenen Daten.

Originaltext: HRworks GmbH
Digitale Pressemappe: http://www.presseportal.de/pm/13488
Pressemappe via RSS : http://www.presseportal.de/rss/pm_13488.rss2

Pressekontakt:
HRworks GmbH
Basler Landstr. 8
79111 Freiburg
Tel.: 0761 / 47954 - 0
kontakt@hrworks.de
www.hrworks.de