Nichts überhören / Arbeiten in virtuellen Teams

Bonn (ots) -

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Nicht nur Konzerne, sondern auch Mittelständler arbeiten immer
stärker projektbezogen und in virtuellen Teams aus Kunden,
Zulieferern und Subunternehmen. Damit solche Teams funktionieren,
müssen Führungskräfte auf die richtige Kommunikationskultur achten.

Der Softwareentwickler sitzt in Indien, der Projektleiter in
Deutschland, sein Kollege vom Vertrieb weilt gerade auf einer Messe
in den Vereinigten Staaten: Das ist Alltag in fast allen Konzernen.
Aber auch im Mittelstand sind Arbeitnehmer mehr denn je auf Achse -
und arbeiten mit Kollegen in der ganzen Welt zusammen. Der
Blechverarbeiter Friedrich Gustav Theis Kaltwalzwerke GmbH etwa
produziert mittlerweile nicht nur an verschiedenen Standorten in
Europa, sondern auch in den Vereinigten Staaten und im indischen
Navsari. Der bayerische Brauer Peter Kowalsky liefert seinen
Verkaufshit "Bionade" in die USA. Und auch die Firma Trumpf in
Ditzingen ist längst ein Global Player: Mit Standorten in China, den
USA und Mexiko. Wer bei dem Werkzeugmaschinenbauer arbeitet,
telefoniert und tauscht sich mit Kollegen aus aller Welt per Mail
aus.

Nach Erhebungen des Instituts für Mittelstandsforschung in Bonn
haben bereits mehr als 5000 deutsche Mittelständler in ausländische
Betriebe investiert oder unterhalten Auslandsstandorte. Da sind
virtuelle Teams an der Tagesordnung. Die Teams arbeiten häufig über
Wochen und Monate zusammen, ohne sich je persönlich zu treffen.
Stattdessen tauschen sie massenhaft E-Mails aus, und einzelne
Kollegen sprechen sich immer wieder bilateral per Telefon ab. "Das
ist nichts Neues", weiß Dorothea Herrmann, Partnerin des
Beratungsunternehmens Synexa Consult in Essen mit Büros in München
und Berlin und Autorin eines Fachbuches zu Virtuellen Teams. "Neu ist
der Umfang, in dem Telekooperation praktiziert wird." Bis zum Jahr
2012, prophezeit der Psychologe und Experte für Kommunikationsmedien
Udo Konradt, werden weltweit rund 30 Prozent der fest angestellten
Mitarbeiter virtuell zusammenarbeiten.

Auch Christoph Meier, Sozialwissenschaftler an der Universität St.
Gallen, beobachtet die Zunahme der Teamarbeit auf Distanz. Weil der
Löwenanteil der Kommunikation dabei aber über die schnelle und
praktische E-Mail läuft, entstehen völlig neue Probleme.
"Kommunikative Unfälle wie ein Sich-Vergreifen im Ton können weder
sofort erkannt noch korrigiert werden", warnt Meier. Und so ist die
Mehrheit der Führungskräfte mit der Arbeit in virtuellen Teams
bislang unzufrieden.

Dabei geht es auch anders: Guido Hertel, Professor für
Organisationspsychologie an der Universität Würzburg, empfiehlt laut
FAZ den persönlichen, direkten Kontakt per Telefon. "Der Austausch
von Informationen alleine macht noch kein Team aus." Wo der lockere
Plausch auf dem Flur am Kopierer ausbleibt, macht sich schnell Kälte
breit. Unternehmen sollten dafür sorgen, dass Teammitglieder sich
regelmäßig treffen - oder zumindest miteinander sprechen. Moderne
Telefonkonferenzen erlauben es auch kleineren Unternehmen, ihre
Mitarbeiter unkompliziert und günstig mit Kollegen auf anderen
Erdteilen, in Partnerunternehmen oder beim Kunden zusammen zu
bringen. Bei der Deutschen Telekom etwa können sich Teilnehmer unter
der Rufnummer 01805 1009 einwählen, sie geben ein vorher ausgemachtes
Passwort ein und telefonieren dann für 14 Cent pro Minute mit bis zu
30 Teilnehmern. Mit dem Zusatzdienst "Datenkonferenz" können auch
international verteilt arbeitende Kollegen Dokumente, Tabellen und
Präsentationen gemeinsam bearbeiten, Notizen an einem virtuellen
Whiteboard festhalten oder im Internet surfen.

"Telefonkonferenzen sind beliebt, weil sie unkompliziert in der
Handhabung und einfach zu gestalten sind", bestätigt Ursula Kusay von
der CSC Deutschland Akademie, dem Weiterbildungsunternehmen des
internationalen Software-Konzerns CSC, ehemals CSC Ploenzke. Dort hat
man das Thema "Virtual Leadership" ganz oben auf den hausinternen
Weiterbildungslehrplan gesetzt - so sollen Führungskräfte den
richtigen Umgang mit virtuellen Teams erlernen. "Kollegen, die an
verschiedenen Standorten angesiedelt sind oder in unterschiedlichen
Kundenprojekten eingesetzt sind", erklärt Kusay, "haben oft gar keine
Möglichkeit, persönlich zusammenzutreffen, um sich abzustimmen oder
gemeinsam Unterlagen zu bearbeiten." Da bleibt dann nur der Griff zum
Telefon.

Worauf es bei der Führung virtueller Teams ankommt Mitglieder: Wer
erfolgreich in einem virtuellen Team arbeiten soll, braucht Medien-
und Kommunikationskompetenz. Geeignet sind Mitarbeiter, die kurz und
prägnant Feedback geben und Emotionen schriftlich ausdrücken können.

Kommunikation: Unternehmen sollten genau klären, wer wen
informiert, außerdem wann und in welchen Abständen.

Führung: die virtuelle Zusammenarbeit erfordert eine direktere
Führung mit unmittelbareren Handlungsanweisungen, als dies bei
konventionellen Teams der Fall ist.

Kick-Off Meeting: Zu Beginn der Zusammenarbeit sollten sich die
Mitglieder mindestens einmal persönlich kennen lernen.

Regelmäßiger Abgleich: Auch wenn die Kommunikation während der
Projektarbeit über E-Mail und bilaterale Telefonate der
Teammitglieder läuft: Der Projekt- bzw. Teamleiter sollte regelmäßig
eine Telefonkonferenz mit allen Beteiligten ansetzen, um alle auf den
aktuellen Stand zu bringen.

Originaltext: Deutsche Telekom AG
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