Kollaboration: Kosten für die Versionierung von Dokumenten ermitteln

München (ots) - Ermittlung individueller Administrationskosten
unter www.syncevolution.com/de/ROI.html
Versionsmanagement spart dem Mittelstand ein kleines Vermögen

Mehrere Versionen desselben Dokuments sind in deutschen
Unternehmen ein häufiges Problem. Denn fehlt ein softwaregestütztes
Versionsmanagement, verhindert der zusätzliche Organisationsaufwand
eine effiziente Teamarbeit. Durch die Administration der
Versionierung entstehen jährlich erhebliche Zusatzkosten.
Syncevolution, Spezialist für dokumentenbasierte Kollaboration, hat
eine Formel "Administrationskosten für die Versionierung von
Dokumenten" entwickelt, mit der Unternehmen individuell berechnen
können, welchen Betrag sie mit einem softwaregestützten
Versionsmanagement einsparen können. Die Formel steht unter
www.syncevolution.com/de/ROI.html bereit.

Die Beispielrechnung anhand eines Dax-30-Unternehmens zeigt, dass
Unternehmen ohne Kollaborations-Software jährlich mit 17.768 Euro für
die Administration der Versionierung ihrer Dokumente rechnen müssen.
Dieser Betrag ergibt sich aus 62.712 Projekt-Dateien, einem
Organisationsaufwand von 523 Stunden pro Jahr und dem
durchschnittlichen Stundenlohn eines Administrators von 34 Euro. Für
die Berechnung der individuellen Kosten sind diese drei Parameter
zusätzlich in verschiedene einzelne Faktoren unterteilt.

Vor allem in den ersten 90 Tagen nach der Erstellung eines
Dokuments nimmt die Anzahl der Versionen erheblich zu, da in dieser
Zeit die Zugriffshäufigkeit besonders hoch ist. Erst danach sinkt sie
unter die 10-Prozent-Schwelle. Verantwortlich für die Vielzahl der
Versionen eines Dokuments sind nach Erfahrung von Syncevolution vor
allem das parallele Bearbeiten von Dokumenten und das Erstellen
persönlicher Kopien. Betroffen sind insbesondere Word-Dokumente, in
denen schätzungsweise rund 70 Prozent aller weltweit verfügbaren
Informationen festgehalten sind.

"Besonders im Mittelstand ist Teamarbeit mit Dokumenten oft noch
ein Problem. Dokumente und Dateien werden per E-Mail als Anhang an
mehrere Empfänger verschickt, von diesen bearbeitet und wieder an den
Absender zurückgesandt. Dieser muss die bearbeiteten Dateien nach
Durchsicht eventuell sogar wieder an andere Teammitglieder
weiterleiten. Früher oder später führt diese Vorgehensweise
unweigerlich zu einem Dokumenten- und Versionschaos", sagt Harald
Radmacher, Deutschland-Chef von SyncEvolution. Der Experte für
Dokumentenmanagement rät deshalb Mittelständlern, mit einer
geeigneter Kollaborations-Software einen zentralen Datenbestand zu
verwalten, in den geänderte Dateien und Dokumente eingepflegt werden,
so dass die zugriffsberechtigten Team-Mitglieder auf einen
einheitlichen Datenbestand zugreifen können.

*Die Formel "Administrationskosten für die Versionierung von
Dokumenten" kann auch als PowerPoint angefordert werden unter:
hradmacher@syncevolution.com

Originaltext: SyncEvolution
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