Vorsprung durch Informations-Technologie / Auszeichnung für Vorreiterrolle im elektronischen Rechnungsaustausch

Ingolstadt (ots) -

- Rechnungsabwicklung mit Händlern und Lieferanten läuft
elektronisch
- Kostenersparnis von mehreren Hunderttausend Euro
- Mehr Transparenz und schnellere Rechnungsbearbeitung

Papierberge und lange Postwege gehören der Vergangenheit an - bei
Audi wird die Rechnungsabwicklung mit Händlern und Lieferanten
elektronisch durchgeführt. Somit nimmt der Ingolstädter
Automobilhersteller in diesem Bereich eine Vorreiterrolle ein und
wurde dafür vom Value Chain Forum der Universität St. Gallen
ausgezeichnet. Das Forum beschäftigt sich mit erfolgreichen
Geschäftsmodellen, wobei der Fokus auf elektronischer
Vernetzung liegt. Vertreter namhafter deutscher und schweizer
Universitäten sowie Vorstandsmitglieder führender Softwareunternehmen
bilden die Jury. "Wir haben uns sehr früh für die Umstellung
entschieden und profitieren nun von zahlreichen Vorteilen. Seit der
Einführung des elektronischen Verfahrens konnten wir mehrere
Hunderttausend Euro einsparen. Zudem ist die Transparenz gestiegen
und wir haben kürzere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung",
erklärt Reinhard Lorenz, Leiter der Kreditorenbuchhaltung bei der
AUDI AG.

Die Umstellung auf ein elektronisches Verfahren erfolgte in zwei
Schritten: Zunächst wurde bei Audi im Jahr 2003 der aufwändige
papierbasierte Rechnungseingang sukzessive abgelöst. 2006 folgte die
Digitalisierung der eigenen Rechnungen, Gut- und Lastschriften.

Derzeit werden bei Audi jährlich 150.000 eingehende Rechnungen von
fast 500 Lieferanten über den Service-Provider First Businesspost
elektronisch abgewickelt. Für die ausgehenden Rechnungen sowie Gut-
und Lastschriften wird ein Rechnungsportal verwendet, auf das die
Geschäftspartner, wie etwa Händler, zugreifen können. "Da unsere
Handelspartner nun die Belegdokumente vollständig elektronisch
erhalten können, haben sie die Möglichkeit diese direkt
in den interen Workflow zu integrieren und können damit die
Geschäftsprozesse effizienter abwickeln und besser steuern" erklärt
Bernhard Seonbuchner, Projektleiter aus der Audi Händlerfinanz. Audi
arbeitet dabei mit der Firma Indatex zusammen. Das Unternehmen
versieht das pdf-Rechnungsdokument von Audi mit einer qualifizierten
digitalen Signatur und archiviert es für die gesetzlich
vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist.

Die rechtliche Grundlage für die Verwendung von digitalen
Signaturen wurde schon 2001 gelegt, seit 2002 werden elektronische
Rechnungen für den Vorsteuerabzug akzeptiert. Jedoch erst 2004
wurden, unter anderem auch auf Basis der sich bei Audi im Rahmen der
Umstellung ergebenden Fragen, durch einen Erlass des
Bundesfinanzministerium viele offene Punkte geklärt. "Das Gesetz
regelte nur die Rahmenbedingungen, es gab jedoch aufgrund der offenen
Detailfragen noch keine Lösung für die Umsetzung in der Praxis. Das
war für uns eine besondere Herausforderung.", so Stephan Bock, Leiter
Allgemeines Steuerrecht.

Ein wichtiger Schritt war auch die Definition von einheitlichen
Standards für die IT-Infrastruktur. Denn angesichts der zahlreichen
beteiligten Unternehmen, waren die IT-Experten von Audi mit vielen
unterschiedlichen Vorrausetzungen konfrontiert. Dr. Michael Wadosch,
Projektverantwortlicher für den IT-Bereich, dazu: "Wir haben für
hunderte verschiedene Quell- und Vertriebssysteme Lösungen
erarbeitet, um schließlich jeweils eine signaturfähige pdf-Datei zu
erhalten." Die einzigen Systemvorraussetzungen, die von den Partnern
erfüllt werden müssen, sind ein Internet-Anschluss und ein Programm
zum Lesen von pdf-Dateien.

- EDI (Electronic Data Interchange)

EDI ist ein Sammelbegriff für alle elektronischen Verfahren zum
vollautomastischen Nachrichtenversand. Geschäftsdaten wie
Bestellungen oder Rechnungen können in Sekundenbruchteilen übertragen
und in der empfangenen Anwendung unmittelbar weiterverarbeitet
werden. Dadurch kommt es zu einer deutlichen Zeit- und
Kostenersparnis. Außerdem wird durch die Automatisierung der
Geschäftsvorgänge die Fehlerquote minimiert, da keine manuellen
Erfassungsarbeiten mehr durchgeführt werden müssen.

- Qualifizierte elektronische Signatur

Die elektronische Signatur kann als digitales Gegenstück zur
eigenhändigen Unterschrift angesehen werden. Sie wird unter Einsatz
mathematischer Verfahren mit Hilfe einer individuellen
Verschlüsselung erzeugt. Der dazugehörige öffentliche Schlüssel dient
dazu, dass die Signatur jederzeit überprüft und damit der
Signaturschlüssel-Inhaber und die Unverfälschtheit der Daten
festgestellt werden kann. Im deutschen Signaturgesetz sind die
rechtlichen Rahmenbedingungen geregelt.

Originaltext: Audi AG
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