Formular-Management auf dem Vormarsch - MATERNA und ERCIS stellen Studienergebnisse vor

Dortmund (ots) - In Zeiten des Internets gewinnt die
Online-Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung zusehends an
Bedeutung. Wer seine Geschäfte rund um die Uhr über das Internet
abwickelt, erwartet von der öffentlichen Verwaltung auch, dass sie
Formulare und Anträge so zur Verfügung stellt, dass jederzeit darauf
zugegriffen werden kann. Die Grundlage hierfür bildet ein
Formular-Management-System. Im Auftrag des IT-Dienstleisters MATERNA
GmbH hat das ERCIS (European Research Center for Information Systems)
den Status Quo zum Thema "Formular-Management in Kommunen"
untersucht. An der Online-Befragung haben 37 der bundesweit 100
größten Stadtverwaltungen teilgenommen. Für die überwiegende Mehrheit
der Befragten wird Formular-Management künftig immer wichtiger. Stand
heute bieten jedoch weit über drei Viertel der Stadtverwaltungen erst
einen einfachen, Datei-basierten Download ihrer Formulare an. Die
Integration der Daten mit Fachverfahren ist heute noch die Ausnahme.

Die meisten Verwaltungen haben inzwischen die Wichtigkeit des
Formular-Managements erkannt. 22 Prozent der Teilnehmer gaben an,
dass das Thema im kommenden Jahr "sehr wichtig" sein wird, weitere 68
Prozent beurteilten es als "ziemlich wichtig". Nur acht Prozent
diskutieren es auf breiter Basis. 27 Prozent gaben an, dass sie das
Thema gelegentlich ansprechen. 21 Prozent haben Pilotprojekte
durchgeführt, während 43 Prozent der Befragten bereits eine
Formular-Management-Lösung einsetzen.

Alle Teilnehmer der Untersuchung stellen bereits Formulare im
Internet zur Verfügung. 84 Prozent der Angebote sind allerdings noch
rein Datei-basiert (einfacher Download). Nur bei 57 Prozent sind es
online übertragene Formulare. Diese Kennzahlen zeigt den Bedarf an
einem weiteren Ausbau der Transaktionsfähigkeit. Nur durch ein so
genanntes intelligentes e-Formular können die enthaltenen
Informationen auch medienbruchfrei an nachgelagerte Systeme, wie zum
Beispiel Fachverfahren, ERP- oder Vorgangsbearbeitungssysteme,
übergeben werden und zur Prozessoptimierung beitragen.

Das größte Ausbaupotenzial des eigenen Serviceangebotes sehen die
Verwaltungen für die Zielgruppen Wirtschaft (27 Prozent) und
Verwaltung (30 Prozent). Die Befragten sind sich einig, dass noch
umfassende Entwicklungsmöglichkeiten bei der Integration in
Fachverfahren bestehen, insbesondere in Bezug auf Meldewesen (70
Prozent), Personenstandswesen (60 Prozent), Entsorgung (49 Prozent),
Gewerbeangelegenheiten (76 Prozent) und Bauverwaltung (68 Prozent).

Vorteile sehen die Befragten vor allem in steigender
Bürgerorientierung, verbesserten Geschäftsprozessen und
Zeitersparnis. Kostensenkungspotenziale stehen weniger im Vordergrund
und auch der Bürokratieabbau wird kaum als Vorteil genannt. In Bezug
auf die digitale Signatur werden hauptsächlich Hemmnisse beim Bürger
und bei Einführungs- sowie laufenden Kosten einer IT-Lösung gesehen.
Weniger Sorgen bereiten hingegen die Akzeptanz in der Wirtschaft, das
benötigte eigene Know-how, die Auswahl der Lösung oder
Sicherheitsprobleme.

Projektpartner ERCIS

Das ERCIS ist ein Verbund von Wissenschaftlern, die gemeinsam im
Bereich der Anwendungssystementwicklung und Organisationsgestaltung
forschen. Dabei werden in einem institutionellen Rahmen
Kernkompetenzen der Wirtschaftsinformatik mit Fragestellungen der
Informatik, der Betriebswirtschaft und des Rechts verknüpft. Dies
schafft eine ganzheitliche Sicht auf die Anwendungssystem- und
Organisationsgestaltung. Das Land Nordrhein-Westfalen hat das ERCIS
initiiert und an die Wirtschaftsinformatik der Universität Münster
vergeben. Die Ausnahmestellung der dortigen Wirtschaftsinformatik und
Betriebswirtschaftslehre wird unter anderem durch die jährlichen
Universitätsrankings bestätigt. Weitere Informationen: www.ercis.de

Originaltext: MATERNA GmbH
Digitale Pressemappe: http://presseportal.de/story.htx?firmaid=15295
Pressemappe via RSS : feed://presseportal.de/rss/pm_15295.rss2

Weitere Informationen:
MATERNA GmbH
E-Mail: Christine.Siepe@Materna.de
http://www.materna.de/presse