Organisationen in Gesundheitswesen, Erziehung und Finanzdienstleistungen riskieren Verstöße gegen Dokumentenregelungen

London (ots/PRNewswire) -

Organisationen der Bereiche Gesundheitswesen, Erziehung und
Finanzdienstleistungen riskieren zunehmend, geschäftskritische
Dokumente zu verlieren oder nicht konform mit grundlegenden
Überwachungsrichtlinien zu sein - so lauten die neuesten Ergebnisse
des Ricoh Process Efficiency Index
[http://www.ricoh-europe.com/thoughtleadership ]. Diese Studie wurde
von Coleman Parkes Research anhand von Interviews mit 458 höheren
Führungskräften aus ganz Europa aus sechs verschiedenen vertikalen
Branchen durchgeführt. Sie zeigt auf, dass 31 Prozent aller
europäischen Organisationen weiterhin wichtige Dokumente verlieren
und 24 Prozent keine Belegsammlungen organisiert haben, um die
Bewegungen geschäftskritischer Information zu verfolgen oder zu
überwachen.

"Die Herausforderungen, die sich dem zukünftigen Arbeitsplatz
stellen - darunter die Globalisierung und demographische
Veränderungen - schüren den Informationsüberfluss. Bis zum Jahre 2020
rechnet man damit, dass der Umfang von digitalen Informationen um das
30-fache und der Aktenumfang um das 60-fache anwachsen wird [1].
Dieses Konzept, genannt 'Big Data', kombiniert mit einer veränderten
Arbeitsplatzkultur bedeutet, dass effektives Informationsmanagement
[http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/managing-costs-document-pr
ocesses-europe ] und Compliance mit Richtlinien des
Dokumentenmanagements für Organisationen in allen vertikalen Märkten
von erheblicher Bedeutung sind", sagte Carsten Bruhn, Executive Vice
President bei Ricoh Europe. Er fuhr fort: "Die Ergebnisse deuten
jedoch darauf hin, dass viele europäische Organisationen ihre
Prozesse für geschäftskritische Dokumente noch immer nicht effizient
verwalten, womit sie der Zukunft unvorbereitet gegenüber treten."

Die Studie zeigte, dass selbst die am strengsten überwachten
Branchen Risiken ausgesetzt sind. Ein CIO im Gesundheitswesen meinte
dazu: "Wir arbeiten intensiv mit der FDA (US-amerikanische
Arzneimittelzulassungsbehörde) sowie der EMA (Europäische
Arzneimittelagentur) zusammen. Alle Informationen in unserem
Unternehmen müssen hundertprozentig geschützt sein - sonst gäbe es
grosse Probleme mit der Gültigkeit unserer Daten." Die Studie zeigte
dennoch, dass knapp ein Drittel (29 Prozent) der Organisationen im
Gesundheitswesen kein Verfahren für Belegsammlungen (Audit-Trails) zu
ihren geschäftskritischen Dokumentationen einsetzen.

Ein CIO aus der Finanzdienstleistungsbranche drückte sich
bezüglich der Möglichkeit, geschäftskritische Informationen sicher
und schnell abzurufen, folgendermassen aus: "... aufgrund der enormen
Flut von Dokumenten ist es zuweilen tatsächlich schwierig, die
benötigten Informationen auch wirklich zu finden - das ist ein
grosses Problem für uns." Die Daten weisen auf einen ähnlichen Trend
hin, denn weniger als die Hälfte der europäischen Finanzdienstleister
(gerade einmal 45 Prozent) konnte bestätigen, Audit-Trails für
vertrauliche geschäftskritische Dokumente durchführen zu können, und
20 Prozent der Organisationen der Finanzdienstleistungsbranche gaben
an, überhaupt kein entsprechendes Verfahren eingeführt zu haben.
Diese Zahlen sind sehr erheblich und beeinflussen direkt die
Konformität mit dem Sarbanes-Oxley-Gesetz, nach dem Organisationen
gewährleisten müssen, dass geschäftskritische Dokumente nicht
verändert, vernichtet oder verlegt werden.

Noch besorgniserregender ist die Tatsache, dass bei 31 Prozent
aller europäischen Unternehmen noch immer wichtige Dokumente verloren
gehen können. Organisationen im Erziehungsbereich gehen mit 38
Prozent am stärksten das Risiko ein, geschäftskritische Informationen
gelegentlich zu verlegen oder zu verlieren, im Vergleich zu 14
Prozent im Bereich Recht. Mehr als die Hälfte aller Unternehmen (52
Prozent) gab erhebliche Verzögerungen bei der Erledigung von
Geschäftsvorfällen als wichtigste Auswirkung an. Andere Auswirkungen
[http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/document-processes-have-fa
r-reaching-impacts ] reichten von Rufschädigung und unbezahlten
Rechnungen, Verlust geschäftskritischer Information und
Nicht-Konformität bis hin zur Unzufriedenheit der Kunden.

Bruhn fügte hinzu: "Zu einem Zeitpunkt, zu dem alle vertikalen
Sektoren ihre allgemeine betriebliche Effizienz verbessern müssen, um
ihre Wettbewerbsfähigkeit im globalen Markt zu wahren, zeigt diese
Studie, dass sich viele unnötig zusätzlichen Risiken aussetzen."

"Während CIOs ihre geschäftskritischen Verfahren überarbeiten und
die 'Big Data'-Methode innerhalb ihrer Organisation anwenden,
benötigen sie auch die Unterstützung des COO und CEO, um die
notwendigen Veränderungen im Arbeitsalltag und bei den
Dokumentierungsverfahren zu bewirken. Dann können sie mit dem
richtigen Geschäftspartner eine komplett durchdachte
Optimierungsstrategie umsetzen, die Betriebskosten senkt, die
Zusammenarbeit und Effektivität aller Mitarbeiter stärkt und
Compliance mit Dokumentenregelungen in ihren jeweiligen vertikalen
Märkten gewährleistet."

Lesen Sie die gesamte Studie unter:
http://www.ricoh-europe.com/thoughtleadership

Über Ricoh

Ricoh Company Ltd. (Ricoh Company) ist ein Unternehmen der
Fortune Global 500, das sich auf Technologien und Dienstleistungen
spezialisiert hat, die volumenstarke, dokumentenintensive
Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Dies wird durch die
Kompetenzen von Ricoh erzielt, zu denen Managed Document Services,
Produktionsdruck, Office-Lösungen und IT-Services zählen.

In Zusammenarbeit mit Ricoh erzielen unsere Kunden eine klare
Prozessoptimierung, effizientere und profitablere Abläufe und einen
intensiveren Wissens- und Informationsaustausch über alle
Geschäftsbereiche hinweg. Ricoh beschäftigt 109.014 Mitarbeiter
weltweit und ist in Europa, Amerika, Asien-Pazifik, China und Japan
tätig.

Die Ricoh Europe Holdings Plc ist eine Kapitalgesellschaft und
der Hauptgeschäftssitz der Ricoh Company in der EMEA-Region mit
Zweigstellen in London in Grossbritannien und in Amstelveen in den
Niederlanden. Im Geschäftsjahr zum 31. März 2011 erzielten die
Betriebe von Ricoh in der EMEA-Region einen Umsatz von 413,9
Milliarden Yen (ca. 4,99 Milliarden USD). Im Geschäftsjahr zum 31.
März 2011 erreichten Ricohs weltweite Verkaufserlöse insgesamt 1.942
Milliarden Yen (ca. $23,4 Milliarden).

Über den Ricoh Process Efficiency Index

Der Ricoh Process Efficiency Index wurde von dem unabhängigen
Marktforschungsunternehmen Coleman Parkes Research im Auftrag von
Ricoh Europe [http://www.ricoh-europe.com ] durchgeführt. Befragt
wurden wichtige Entscheidungsträger, die in ihren jeweiligen
Organisationen für das Management geschäftskritischer Dokumente
verantwortlich und in den folgenden Bereichen beschäftigt sind:
Finanzdienstleistungen/Wirtschaftsprüfung, Vertrieb,
HR/Lohnbuchhaltung, Kunden-/Klienteninformationen, Recht,
Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement. Insgesamt wurden 458
Telefoninterviews mit grossen Organisationen (mehr als 1.000
Mitarbeiter) geführt, welche ihren Hauptsitz in Belgien, Frankreich,
Deutschland, Italien, den Niederlanden, Skandinavien (Schweden,
Finnland, Norwegen und Dänemark), Spanien, der Schweiz oder im
Vereinigten Königreich haben. Alle Organisationen sind in den
Bereichen Erziehung, Recht, Versorgung, Gesundheitswesen, Fertigung
oder Finanzdienstleistungen tätig. Darüber hinaus erläuterten Europas
CIOs ihre geschäftskritischen Dokumentierungsverfahren in einer Fülle
qualitativer Interviews.

1. IDC Managed Print and Document Services for Controlling
Today's and Tomorrow's Information Costs - Januar 2011 - http://www.r
icoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-resear
ch/managed-print-and-document-services/index.aspx

Pressekontakt:
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte: Ricoh Europe
PLC, Janice Gibson, Tel: +44(0)20-7465-1153, E-Mail:
press@ricoh-europe.com, Homepage: http://www.ricoh-europe.com und
registrieren Sie sich beim Ricoh Medienzentrum unter:
http://www.ricoh-europe.com/press