"BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2012": KMU sparen im Einzelfall mehr als Große, hinken aber generell hinterher / Kataloge haben sich auf breiter Front durchgesetzt

Frankfurt am Main (ots) - Der Einsatz elektronischer Lösungen für
die Beschaffung bringt den Unternehmen nachweislich große
Einsparungsraten. Einzelne KMU verzeichnen sogar größere Erfolge als
Großunternehmen. Dennoch hinken KMU hinsichtlich der Nutzung von
Systemen nach wie vor hinterher. Das hat das aktuelle
"Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2012" ergeben, das
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und
Universität Würzburg seit 2004 jährlich erheben. Die Relevanz ist
ungebrochen: Mit 233 Firmen haben sich so viele beteiligt wie nie
zuvor. "Beim Einsatz elektronischer Beschaffungslösungen geht es
nicht um Software von der Stange. Es gibt wenige Projekte, die im
Einkauf so facettenreich sind", betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr.
Holger Hildebrandt. Hauptaspekte der Unternehmen sind - neben
Einspareffekten - aber vor allem Prozessstabilität und -transparenz
sowie Compliance.

Ergebnisse des "Stimmungsbarometers Elektronische Beschaffung
2012"

Einsparungen Prozesse:

Im Mittel reduzieren die Unternehmen ihre Prozesskosten bei
dezentralen Bestellprozessen (über Katalogsysteme) um 27,6%, bei
Ausschreibungsprozessen um 14,3% und bei Ver-handlungsprozessen
(Auktionen) um 16,2%.

Einsparungen Einstandspreise (Anschaffungskosten):

Bei C-Gütern (Katalogsysteme) sparen die Einkäufer insbesondere
durch Reduktion des Maverick Buyings (unkoordinierte Bestellungen
anderer Abteilungen am Einkauf vorbei) und Bündelung bzw. Straffung
des Sortiments im Schnitt 9%, bei A- und B-Gütern durch Erweiterung
des Anbieterkreises und intensivierten Wettbewerb durch
Ausschreibungssysteme 8,7% sowie durch Auktionssysteme 12,5%.

Elektronische Kataloge:

Haben sich als einziges Tool auf breiter Basis durchgesetzt. Drei
von vier Firmen setzen diese Lösungen ein, Große gar zu 90%.
Vermutlich werden nur 10 bis 20% der KMU mittelfristig keine
entsprechenden Systeme nutzen.

Elektronische Ausschreibungen:

Zweitgrößter Durchdringungsgrad. 44,2% führen Ausschreibungen
durch. 17,2% planen die Einführung; langfristig erachtet jedes fünfte
Unternehmen diese Lösungen als nicht relevant (Große 13%, KMU 28%).

Elektronische Auktionen:

Mit 24% die geringste Nutzungsrate aller untersuchten Tools. Nur
jedes zehnte KMU auktioniert elektronisch, über 60% sehen für sich
langfristig keinen Einsatz. Immerhin fast 40% der Großen nutzen
Auktionen. Bei keiner anderen Lösung ist das in Frage kommende
Beschaf-fungsvolumen so maßgebend. Auktionen als Tool zur
Unterstützung des Verhandlungsprozesses werden auch zukünftig ein Auf
und Ab erleben, das insbesondere an die Situation der
Machtverhältnisse auf dem jeweiligen Beschaffungsmarkt gekoppelt ist.

Lieferantenmanagement/E-SRM:

Der Einsatz von Lieferantenmanagement/E-SRM dürfte oftmals in
enger Verbindung mit elektronischen Ausschreibungen erfolgen. Die
Nutzungsquote von 33,1% scheint sich auf lange Sicht den
Ausschreibungen anzugleichen. Jedes fünfte Unternehmen (sowohl bei
KMU als auch bei Großen) plant aktuell die Einführung. Dieses Thema
bleibt - neben Ausschreibungen - die größte Baustelle in den
Unternehmen in nächster Zeit.

Supply Chain Management/E-SCM:

Beim internetbasierten Datenaustausch zwischen Einkäufern und
Lieferanten zur besseren Abstimmung über Produktionspläne und Bedarfe
etc. besteht weiter Nachholbedarf. 60% der Unternehmen sieht die
Relevanz der Systeme, nutzt diese aber noch nicht. Aktuell setzen
29,3% entsprechende Systeme ein und 10,3% planen die Einführung.

Servicequalität:

Die Benutzerfreundlichkeit wird als "zufrieden stellend"
betrachtet; allerdings hat sich die Einschätzung über die Jahre
deutlich verschlechtert. Viele der Befragten wünschen eine
ver-besserte Handhabung der Systeme. Mit Abstand am häufigsten
genannt wurde die durch-gängige Einbindung in die EDV-Landschaft
unter Reduktion der wahrnehmbaren Systemvielfalt. Probleme mit
Schnittstellen, fehlende Standardisierung und Integration sind ebenso
für die oftmals noch geringe Nutzungsintensität verantwortlich. Hier
sind auch Lösungsanbieter gefordert.

Nutzungsintensität:

Über die Jahre betrachtet hat die überwiegende Mehrheit oftmals
deutlich weniger als die Hälfte des - selbst geschätzten - Potenzials
erreicht, auch wenn Jahr für Jahr Steigerungen der Intensität
prognostiziert wurden und werden! Nach ersten Erfolgen immer weitere
Materialgruppen oder Lieferanten - insbesondere global -
einzubeziehen, ist oftmals eine große Herausforderung, die im
Tagegeschäft gescheut wird bzw. nicht nebenbei realisiert werden
kann.

Kleine/mittlere Unternehmen:

KMU weisen bei allen untersuchten Lösungen die höchsten Quoten von
Projekten im Planungsstadium auf. Ob alles in Systemeinführungen
mündet, ist fraglich. Hier wurden im vergangenen Jahr nur marginale
Raten erzielt. KMU weisen zudem bei fast allen Systemen die höchste
Quote derer auf, die grundsätzlich die Relevanz der Lösungen für das
eigene Haus erkennen, die aber kurzfristig keine
Umsetzungsmöglichkeiten sehen. Zur Amortisation der Lösungen wird ein
"Grundumsatz" benötigt, den KMU nicht immer vorweisen können.

Neue Ansätze:

Inwieweit Cloud Procurement (beliebig skalierbare Nutzung von
IT-Infrastruktur für Beschaf-fungsprozesse über Internettechnolgie,
allerdings für Nutzer fern und intransparent wie eine "Wolke")
finanzielle Eintrittsbarrieren senkt, bleibt abzuwarten. Die Mehrheit
der Befragten ist skeptisch, vor allem auf Grund der
Sicherheitsfragen bei geschäftskritischen Daten. Vielen erschließt
sich zudem nicht, was Cloud Procurement gegenüber bekannten
Hosting-Konzepten auszeichnet. Web 2.0-Technologien wie Wikis, Blogs
oder Professional (Social) Networks sollten im Zusammenspiel mit
"traditionellen" Beschaffungstools parallel verfolgt werden.

Fazit:

Elektronische Beschaffungslösungen sind ein diffiziles Feld. Zu
betrachten sind Organisation und Prozesse, Datenbasis, Software,
System-Schnittstellen und nicht zuletzt das Change Management, also
die Abstimmung mit Unternehmensführung und Mitarbeitern der eigenen,
aber auch mit Teams anderer Abteilungen, mit Lieferanten, Logistik-
und Finanzdienstleistern, Behörden etc. Das einzelne Tool ist
wichtiger Bestandteil eines immer komplexer werdenden (globalen)
Prozessnetzwerks, dessen Management wettbewerbsentscheidend ist und
bei dem alle Rädchen optimal ineinander greifen müssen. "Ein
funktionierendes System ist kein Ruhekissen; Projekte sind nicht
damit beendet, dass die Software eingeführt ist", sagt Prof. Dr.
Ronald Bogaschewsky (Uni Würzburg).

Ausführliche Studienergebnisse unter www.bme.de (Presse)

Pressekontakt:
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME)
Sabine Ursel, Leitung Kommunikation
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