Erstes komplett automatisiertes Aktenlager spart Zeit, Raum und Geld

Saarbrücken (ots) - Bei Blitzarchiv alles aus einer Hand: von der
Abholung über die Aufbewahrung und Fristenüberwachung bis hin zur
Rückgabe oder Vernichtung der Geschäftsakten

Die Aktentreuhand DE GmbH hat mit Blitzarchiv das erste komplett
automatisierte und anonymisierte Aktenlager auf den Markt gebracht.
Der Dienst übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen
bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der
Aufbewahrung von Akten. Darin besteht laut Geschäftsführer Benedikt
Steinmetz der große Vorteil von Blitzarchiv. Mit wenigen Klicks im
gesicherten und verschlüsselten Onlineportal unter www.blitzarchiv.de
bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und
Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der
vereinbarten Aufbewahrungsfristen. Die Kunden behalten stets die
volle Kontrolle über ihre Geschäftsakten, sparen aber Zeit, Raum und
Geld.

"Ein Projekt ist erfolgreich zum Abschluss gebracht, doch gemäß
den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen die Projektakten bis zu
zehn Jahre lang aufgehoben werden", skizziert Steinmetz einen
Anwendungsfall. Zu den Projektdokumenten zählen bspw. Statusberichte,
Verträge mit Kunden und Lieferanten, Projektpläne, Protokolle und der
Abschlussbericht. "Damit sich die Unternehmen hierbei nicht um
Fristen und den Datenschutz kümmern müssen, übernimmt Blitzarchiv das
komplette Handling. Dadurch sparen sich die Firmen den Einsatz
unnötiger Ressourcen", betont der Geschäftsführer von Blitzarchiv.
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen lohnt sich nach Angaben
von Steinmetz oft nicht die revisionssichere, digitale Archivierung.
"Diese bedienen sich dann meist einer Zwitterlösung. Die Betriebe
verarbeiten die Dokumente für die weiteren Geschäftsprozesse zwar
digital, bleiben aber nach wie vor verpflichtet, ein Papierarchiv zu
führen."

Die Online-Bestellung unter www.blitzarchiv.de ist ganz einfach:
Der Kunde gibt Anzahl und Einlagerungsdauer der Aktenkartons an und
bereits am Arbeitstag nach der Bestellung werden die Akten
kartonweise abgeholt. Im automatischen Hochlager von Blitzarchiv sind
die Akten unter Beachtung aller relevanten Datenschutzbestimmungen
anonymisiert verwahrt. Auch eine erneute Einsicht in die Akten vor
Ende der Einlagerungszeit ist laut Steinmetz kein Problem: "Der Kunde
meldet sich im ControlCenter einfach an, wählt den betreffenden
Karton in der Rubrik "meine Kartons" aus und schon ist der Karton auf
dem Weg zu ihm." Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeiten
bringt Blitzarchiv die Aktenkartons wieder zum Kunden oder vernichtet
diese auf Kundenwunsch fachgerecht.

Weitere Informationen:
Aktentreuhand DE GmbH, Kaiserstraße 4c, 66133 Saarbrücken,
Tel.: 0681 / 9968840, E-Mail: service@blitzarchiv.de,
Internet: www.blitzarchiv.de

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