Studie: Mangelhafte Aktenlagerung verursacht dreistellige Millionenschäden

Saarbrücken (ots) -

- Aktuelle Studie von Blitzarchiv geht von 500 Millionen Euro
Schaden pro Jahr aus

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Papierchaos ist nicht nur eine nervige Angelegenheit, sondern
bringt auch finanzielle Nachteile mit sich: Durch das Suchen von
archivierten Dokumenten entsteht der deutschen Wirtschaft jährlich
ein Schaden in dreistelliger Millionenhöhe. Dies ist das Ergebnis
einer aktuellen Studie*, die das Unternehmen Blitzarchiv
(www.blitzarchiv.de) in Auftrag gegeben hat. Demnach beziffern 55
Prozent der befragten Top-Manager aus der deutschen Wirtschaft den
finanziellen Schaden auf jährlich bis zu 500 Millionen Euro. Weitere
28 Prozent gehen sogar von Verlusten von bis zu einer Milliarde Euro
oder mehr pro Jahr aus, die durch mangelhafte Aktenlagerung
entstehen.

Die Aktenarchivierung in Papierform ist laut Blitzarchiv gerade im
Mittelstand noch weit verbreitet. Zwar archiviert auch die Mehrzahl
der kleinen und mittelständischen Unternehmen (51 Prozent)
mittlerweile in revisionssicherer, digitaler Form. Jedoch fast
genauso so viele Unternehmen (49 Prozent) handhaben die Aktenlagerung
in Papierform oder nutzen eine Mischform aus beidem. "Gerade bei
kleinen und mittleren Unternehmen lohnt sich in vielen Fällen nicht
die revisionssichere, digitale Archivierung" betont
Blitzarchiv-Geschäftsführer Steinmetz. "Umso wichtiger ist es für
diese Firmen, dass sie die archivierten Dokumente, die sie in
Papierform lagern, möglichst schnell auffinden."

Laut Steinmetz bietet sich hierfür neben der klassischen
Aufbewahrung der Papier-Unterlagen im eigenen Unternehmen oder in
zusätzlich angemieteten Räumen noch eine weitere Möglichkeit an.
"Hierbei handelt es sich um eine externe Aktenarchivierung, bei der
sich ein Dienstleister 'um Alles' kümmert - von der Abholung,
Lagerung und Rückholung der Akten bis zur Vernichtung der Akten nach
Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen", betont der
Blitzarchiv-Geschäftsführer. Dies ermögliche laut Steinmetz unter
anderem einen schnelleren und damit kostengünstigeren Zugriff auf die
Akten. 52 Prozent der Befragten war laut Blitzarchiv-Studie übrigens
das externe Aktenlager bisher unbekannt.

* Die aktuelle Studie "Archivierung von Geschäftsdokumenten -
aktueller Stand und Trends 2013/2014" wurde im Auftrag von
Blitzarchiv durchgeführt. Für die Studie wurden 100 Fach- und
Führungskräfte aus der deutschen Wirtschaft, vor allem im Bereich
kleiner und mittelständischer Unternehmen befragt.

Weitere Informationen:
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E-Mail: presse@blitzarchiv.de, Internet: www.blitzarchiv.de

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