Erste interaktive Vernichtungstabelle geht online

Saarbrücken (ots) - Unternehmen und Freiberufler können anhand der
neuen "Saarbrücker Tabelle" interaktiv und kostenlos die
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und andere Papierdokumente
gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ermitteln.

Die Geschäftswelt ist um einen neuen Online-Service reicher. Mit
der sogenannten "Saarbrücker Tabelle" (www.saarbrueckertabelle.de)
von Blitzarchiv können Unternehmen und Freiberufler interaktiv und
kostenlos die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und andere
Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
ermitteln. Durch Eingabe der jeweiligen Jahreszahl können sie mühelos
prüfen, welche Geschäftsakten bis wann gelagert werden müssen bzw. ab
wann sie vernichtet werden können. Filter- und Sortierfunktionen
helfen dabei, die Tabelle für den eigenen Tätigkeitsbereich zu
individualisieren. Darüber hinaus bietet der Service von Blitzarchiv
eine Reihe von Zusatzinformationen, bspw. wer aufbewahrungspflichtig
ist, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, welche
Ausnahmen es gibt, was bei Verstößen gegen die Fristen passieren kann
und mit welchen Maßnahmen ein Unternehmen den Überblick über seine
Aufbewahrungsfristen behält.

Laut Saarbrücker Liste sind grundsätzlich alle Unternehmen und
Freiberufler von Aufbewahrungspflichten betroffen, die nach Steuer-
oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen
verpflichtet sind. Dementsprechend müssen sämtliche Akten, Dokumente,
Bücher und Aufzeichnungen, die z.B. für die Besteuerung von Bedeutung
sind, aufbewahrt werden. Doch schon beim Fristbeginn ist Vorsicht
geboten. Denn die Aufbewahrungspflicht beginnt laut Benedikt
Steinmetz, Geschäftsführer von Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de),
jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten
Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen oder sonstige
Unterlagen entstanden sind. Und nicht wie oft fälschlicherweise
vermutet mit dem Ende des eigentlichen Geschäftsjahres. Eine wichtige
Ausnahme bilden Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit
Ablauf des jeweiligen Vertrages. Auch mögliche Folgen bei einem
Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht nennt Blitzarchiv. In diesem
Fall ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt, die
Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der
Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand
eintreten.

"Übrigens nur für einen Teil der Dokumente besteht überhaupt eine
Aufbewahrungspflicht. Diese nützliche Tatsache wird oft übersehen",
erklärt Steinmetz. Aus diesem Grund hat Blitzarchiv auch genau diese
Dokumentenarten mit in die Tabelle aufgenommen. "Wir wollen unseren
Kunden dabei helfen, Geld zu sparen. In einigen Fällen ist das
Aufbewahren der Geschäftsakten nicht notwendig. Dadurch können die
Unternehmen Zeit, Arbeitsstunden und auch Platz sparen." Für die
übrigen Dokumente gilt es laut Steinmetz, den Überblick über die
Aufbewahrungsfristen zu bewahren. Hierfür nennt Blitzarchiv drei
Tipps: 1. Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt
aufbewahrt werden. 2. Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten
gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum
gekennzeichnet werden. Ist dies geschehen, kann man problemlos mit
den interaktiven Funktionen der Saarbrücker Tabelle die Fristen
ermitteln. 3. Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen
unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.

Zur Berechnung der Kosten, welche durch die
Aktenaufbewahrungspflichten in puncto Aktenlagerung und
Aktenarchivierung entstehen können, hat Blitzarchiv zudem ein
kostenloses Kalkulationstool (https://www.blitzarchiv.de/index.html)
eingestellt.

Weitere Informationen:
Aktentreuhand DE GmbH, Kaiserstraße 4c, 66133 Saarbrücken, E-Mail:
presse@blitzarchiv.de, Internet: www.blitzarchiv.de

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