Aktuelle Erkenntnisse zum Arbeiten in Unternehmen / Studie enthüllt: 92 Prozent teilen Dokumente per E-Mail, 75 Prozent haben dadurch Produktivitätseinbußen (FOTO)

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Zur SMASHDOCs-Website
http://ots.de/IIAlY
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München (ots) -

- Kollaboration wie in den 90ern: Unternehmen arbeiten veraltet
- Überholte Methoden der Dokumentenkollaboration verursachen
größere Produktivitätseinbußen und höhere Geschäftskosten als
fehlende Netzwerkverbindung und Spam
- Neue Lösungen bieten Usern optimierte Funktionalitäten und
verbesserte Nutzerfreundlichkeit

Die smartwork solutions GmbH, das Unternehmen hinter der
Web-Anwendung SMASHDOCs, veröffentlicht eine Auswertung von
Studienergebnissen zum Thema Dokumentenkollaboration in Unternehmen.
Zentrale Aussagen: Veraltete Methoden der Dokumentenbearbeitung
führen zu hohen Produktivitätseinbußen. Dagegen erreichen Unternehmen
signifikante Produktivitätssteigerung durch den Einsatz moderner,
webbasierter Kollaborationslösungen.

Probleme der Dokumentenkollaboration in Unternehmen

Die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten gehört
branchenübergreifend zum Unternehmensalltag. Oft erfolgt diese in
Teamarbeit, was gerade bei komplexen Dokumenten zu einer Versionsflut
und hohem Verwaltungsaufwand führt. Um das Ausmaß des Problems
aufzuzeigen, hat smartwork solutions die aktuellen Studien zum Thema
ausgewertet und die wichtigsten Erkenntnisse der Branche
zusammengefasst. Das überraschende Ergebnis: Trotz des digitalen
Zeitalters hat sich die Dokumentenkollaboration seit den 90ern-Jahren
kaum verändert. Laut einer Studie von Perforce Software teilen
insgesamt 92 Prozent der Mitarbeiter Dokumente immer noch per E-Mail.
Ebenfalls alarmierend: 75 Prozent der Arbeitnehmer berichten von
Produktivitätseinbußen durch Dokumentenkollaboration und
Versionsmanagement mit gängigen Methoden. Damit sind diese höher und
verursachen in Folge mehr Geschäftskosten als fehlende
Netzwerkverbindung und Spam. Gleichzeitig wird deutlich, dass
Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit geeigneter
Kollaborationssoftware ausstatten, von signifikanten
Produktivitätssteigerungen profitieren. Pierre Audoin Consultants
(PAC) zufolge wird der hohe Handlungsbedarf beim Thema Kollaboration
von 61 Prozent der Fachbereiche bestätigt.

Anforderungen an Lösungen für Dokumentenkollaboration

Neben den Problemen der Dokumentenkollaboration geben die
Analyseergebnisse Aufschluss über User-Anforderungen. Erwartet wird
demnach Kollaborationssoftware, die Echtzeit-Zusammenarbeit für
unbegrenzte Anzahl von Nutzern ermöglicht, über Rechtevergabe und
vollständiges Protokoll aller Änderungen verfügt und sich in
bestehende Anwendungen integrieren lässt. Doch Standardfunktionen
allein reichen nicht aus: Der Bundesverband Informationswirtschaft
BITKOM betont, dass Anwender nutzerfreundliche und intuitive Software
fordern.

"Die Analyse aktueller Studien bestätigt die Notwendigkeit einer
Veränderung in der Art der Dokumentenkollaboration. Allein die
Tatsache, dass bestehende Lösungen das Problem des
Versionsmanagements nicht behoben haben, zeigt, dass diesen
Nutzeranforderungen bislang nicht Rechnung getragen wurde. Um sich im
Unternehmen zu etablieren, muss eine Software intuitiv verständlich
sein und sich in existierende Konzepte integrieren lassen. Genau hier
setzt SMASHDOCs an, indem es zeit- und arbeitsaufwändige Prozesse
überflüssig macht und mit einer einfachen Struktur und intuitiver
Bedienung den geforderten Mehrwert für eine effektive Teamarbeit an
Dokumenten bietet," kommentiert Christian Marchsreiter, Gründer und
CEO von smartwork solutions, die Ergebnisse.

Über SMASHDOCs

Die smartwork solutions GmbH entwickelt mit SMASHDOCs eine Web-App
zur einfachen und schnellen inhaltlichen Abstimmung von Dokumenten
innerhalb bzw. zwischen Unternehmen. Mit SMASHDOCs werden alle
Änderungen in nur mehr einer einzigen Dokumentenversion abgespeichert
statt wie bisher in mehreren. Die Web-App verfügt über eine neuartige
Technologie zur Verwaltung und Visualisierung von Änderungen in
Dokumenten, die sich automatisch für jeden Nutzer merkt, welche
Änderungen innerhalb eines Dokuments dieser schon kennt.
Versionsvergleiche und Korrekturlesen werden damit überflüssig.

SMASHDOCs kann als Software-as-a-Service-Lösung auf den in
Deutschland gehosteten Servern der smartwork solutions GmbH wie auch
als Private-Cloud- oder On-Premise-Installation im eigenen
Rechenzentrum genutzt werden. Die API ermöglicht zudem eine einfache
Integration in bestehende Web- Anwendungen, wie z. B. Social
Intranets, Content- Management- oder File-Sharing-Lösungen. Das
Unternehmen mit Sitz in München wurde im Jahr 2013 gegründet und
konnte sich im August 2014 eine Series-A-Finanzierung in
Millionenhöhe sichern. Mehr unter www.smashdocs.net.

Pressekontakt:
Andreas Krönke
E-Mail: smashdocs@piabo.net
Tel: 030/ 2576 205 21