Konsequente Digitalisierung bei Geflügelhof Schönecke mit FibuNet und FILERO (FOTO)

Kaltenkirchen (ots) -

Die digitale Transformation ist in vollem Gange und führt in der
gesamten Unternehmenswelt zu fundamentalen Veränderungen. Wie in
vielen Unternehmen geht es vor diesem Hintergrund auch bei
Geflügelhof Schönecke GmbH um die Frage, wie die Digitalisierung
positiv genutzt werden kann, um das bestehende Geschäftsmodell zu
optimieren und erfolgreich auf die Zukunft auszurichten. Die
anstehenden Systemwechsel in den Bereichen Buchhaltung und
Archivierung waren Anlass, die Abläufe in der Führung und Verwaltung
des Unternehmens grundlegend zu überdenken und weitgehend zu
automatisieren. Das integrierte Lösungspaket der FibuNet GmbH und der
LIB-IT DMS GmbH leistet hier einen entscheidenden Beitrag. Es besteht
aus der FibuNet-Buchhaltungssoftware, dem Rechnungsbearbeitungs-Modul
FibuNet webIC und dem Enterprise Information Management-System
FILERO.

Seit über 100 Jahren fährt Familie Schönecke aus dem
niedersächsischen Neu Wulmstorf mit Eiern und Geflügel zum Markt -
heute zu 14 Standorten in Niedersachsen, Hamburg und
Schleswig-Holstein. Das Geschäftsmodell des mittelständischen
Betriebes Geflügelhof Schönecke GmbH umfasst schwerpunktmäßig den
Handel von erlesenem Geflügelfleisch und in Freilandhaltung erzeugten
Eiern an den Großhandel und Endverbraucher. In eigenen
Filialbetrieben werden zusätzlich hochwertige Wurst- und
Schinkenspezialitäten, hausgemachte Feinkostsalate und kalte wie
warme Speisen angeboten. Ein Teil der Produktpalette wird auch über
einen eigenen Onlineshop vertrieben.

Um sich gegenüber den heutigen und zukünftigen Herausforderungen
behaupten zu können, ist es erforderlich, auch technologisch auf
neuestem Stand zu bleiben und die internen Abläufe ständig zu
optimieren. Das bis Anfang 2017 eingesetzte Buchhaltungsprogramm Sage
Office Line konnte den mit dem Unternehmenswachstum und der
gestiegenen Komplexität verbundenen Anforderungen nicht mehr gerecht
werden. Insbesondere relevante Informationen für die
Unternehmenssteuerung konnten entweder gar nicht oder nur mit einem
hohen Arbeitsaufwand beschafft werden. Ebenso gestaltete sich die
elektronische Ablage von Rechnungen, Belegen und Lieferscheinen mit
ELOoffice unangemessen arbeits- und zeitaufwändig. Beides führte
Anfang 2017 zu der Entscheidung, die bestehenden Systeme zu ersetzen.

Im Auswahlprozess konnten FibuNet und LIB-IT mit einer
integrierten und praxiserprobten Gesamtlösung für die Modernisierung
von Buchhaltung und Verwaltung überzeugen, mit der sich die Chance
für eine weitgehende Automatisierung der Prozesse in der
kaufmännischen Verwaltung bot. Im Rahmen des Gesamtkonzeptes fungiert
dabei das webbasierte Enterprise Informationssystem FILERO der LIB-IT
DMS GmbH als systemführende Integrationsplattform. Die fertig
vorentwickelte Integrationsschnittstelle mit der
FibuNet-Finanzbuchhaltung und dem Rechnungsbearbeitungsmodul FibuNet
webIC ermöglicht es, dass Geschäftsvorfälle mit allen Stammdaten,
Verträgen sowie Korrespondenz zentral in FILERO angelegt werden und
die damit verbundenen, kaufmännischen Prozesse weitgehend
automatisiert und übergreifend bearbeitet werden können.

Vollintegriertes Zusammenspiel der Systeme erhöht Genauigkeit und
Effizienz

Stammdaten von Geschäftspartnern - wie Debitoren, Kreditoren,
Zulieferern oder verbundenen Unternehmen - werden bei Geflügelhof
Schönecke zukünftig nur noch in FILERO erfasst und stehen in vor- und
nachgelagerten Systemen, beispielsweise der
FibuNet-Finanzbuchhaltung, unmittelbar zur Bearbeitung in Prozessen
und Geschäftsabläufen zur Verfügung.

Über die ebenfalls fertig vorentwickelte Schnittstelle zum
Warenwirtschaftssystem iFood werden sämtliche mit iFood generierte
Ausgangsrechnungen sowie alle dort erfassten warenbezogenen
Eingangsrechnungen zur Verbuchung automatisch in die
FibuNet-Finanzbuchhaltung überspielt und alle damit verbundenen
Belege und Dokumente in FILERO archiviert.

Die jährlich rund 7.500 Eingangsrechnungen werden nun bei
Schönecke sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital
archiviert. Mit der Ausfüllhilfe des Rechnungsbearbeitungsmoduls
FibuNet webIC wird ein Großteil der buchungsrelevanten Daten
automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge
überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und
Belege werden in einem Vorgang an die zuständigen Prüfungs- und
Genehmigungskreise weitergeleitet. Nach Genehmigung bzw. Freigabe der
laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die automatische
Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und auf den
Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen in die
Finanzbuchhaltung zur Verbuchung. Alle buchungsrelevanten Belege sind
GoBD-konform in FILERO archiviert und können nun zur Sichtung bei
Buchungsvorgängen oder für Analysen aus FibuNet heraus auf Knopfdruck
aufgerufen werden.

Lückenlose Vorgangsbearbeitung durch digitalisierte Prozessabläufe

FILERO ermöglicht die Speicherung und den Zugriff auf alle im
Unternehmen vorhandenen Daten, Dokumente, E-Mails, Akten und
sonstigen Inhalte. Vorgänge und Arbeitsabläufe lassen sich in FILERO
flexibel abbilden und die archivierten Dateien und Inhalte
vorgangsbezogen zuordnen. Die Software protokolliert jede Änderung,
stellt Beziehungen zwischen Informationen her und findet die
archivierten Dateien und Inhalte dadurch auch in entsprechend
angelegten Arbeitsabläufen schnell und vollständig. Diese Vorteile
nutzt Geflügelhof Schönecke GmbH bereits für eine optimierte
Prozessbearbeitung in den Bereichen Fahrzeugverwaltung,
Vertragswesen, Marketing und Verwaltung mobiler Geräte.

Alle kunden- oder lieferantenbezogenen Vorgänge einschließlich
komplettem Schrift- und E-Mailverkehr, sämtliche Verträge, Dokumente,
Gesprächsnotizen und Rechnungen sind mithilfe von FILERO erstmals auf
Knopfdruck "in einem Zugriff" komplett verfügbar.

Durch den vorgangsbezogenen Zugriff auf alle, einem Vorgang
zugehörigen Dokumente, Inhalte und Daten können entsprechende
Vorgänge nun lückenlos bearbeitet und dokumentiert werden. In
Verbindung mit der Anlage von Zielterminen für die Abarbeitung
resultieren daraus ganz neue Möglichkeiten in der Steuerung
informationsbasierter Vorgänge. Auch für berechtigte, nicht mit einem
Vorgang betraute "Außenstehende" wird der Bearbeitungsstand eines
Vorgangs jederzeit einsehbar und auf Wunsch kontrollierbar.

Erhöhte Business-Intelligence durch einfachen und vollständigen
Zugriff auf relevante Daten

Mengenbezogene Daten, wie Anzahl, Gewicht oder Energiewerte,
werden seit Systemeinführung zusammen mit finanzbasierten Buchungen
bei Geflügelhof Schönecke nun direkt in der FibuNet-Finanzbuchhaltung
erfasst. Diese Daten stehen in der Kostenrechnung für
Umlagerechnungen oder in Finanzberichten für Kennzahlenauswertungen
im FibuNet-Berichtsdesigner "Online" zur Verfügung,

Die vorgesehene Ergänzung des Rechnungswesens um die
Controlling-Komponente FibuNet webBI hat das Ziel, Transparenz und
Auskunftsfähigkeit zusätzlich zu erhöhen. Ausschlaggebend für die
Entscheidung zu Gunsten von FibuNet webBI waren der hohe
Integrationsgrad mit den FibuNet-Basismodulen und der bereits weit
vorentwickelte Lösungsansatz. Ebenso, dass auch Planung und
Budgetierung in ein und demselben System erfolgen. Die daraus
resultierenden Daten stehen in FibuNet webBI in derselben Datenbank
für Berichte und Plan-Ist-Analysen zur Verfügung.

Im Rahmen der Nutzung von FILERO als zentrale
Integrationsplattform werden die existierenden Anwendungen
miteinander verbunden. Alle vorhandenen Daten können zentral
zusammengeführt und verwaltet werden. Dabei wird die (Daten-)
Struktur eines Unternehmens nachgebildet und die unstrukturierten
Daten eines Unternehmens neu strukturiert. Auf diese Weise werden
auch nun lose Datensammlungen zu einer echten Informationsquelle.

"Die Einführung von FibuNet und FILERO ist ein Meilenstein in
unserer Unternehmensentwicklung" so Henner Schönecke,
geschäftsführender Gesellschafter der Geflügelhof Schönecke GmbH.
"Durch die damit verbundene, konsequente Digitalisierung konnten wir
die Abläufe in Führung und Verwaltung erheblich beschleunigen. Neben
dem enormen Effizienzgewinn war dies ein wichtiger Beitrag zur
Zukunftssicherung unseres Geschäftsmodells."

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