Kontrollen in Zeiten von Corona

Freiburg im Breisgau (ots) - #Stayathome ist die Devise der Zeit. Keiner der nicht unbedingt reisen muss, tritt derzeit eine Geschäftsreise an und viele Unternehmen haben aus Sicherheitsgründen ihre Tore für Besucher komplett geschlossen. Einige Regionen der Welt gelten als Hochrisikozone. Wie kann unabhängige Zertifizierung, die auf regelmäßigen Kontrollen basiert, dann noch funktionieren?

Normalerweise ist Armin Hodzic jemand, der sehr viel Zeit auf Straßen und in Zügen verbringt. Drei bis vier Tage die Woche ist er normalerweise nicht bei seiner Familie in Hamburg. Er reist im Auftrag seines Unternehmens bm trada - bm certification quer durch Deutschland und Europa. Manchmal kommt er in ganz entlegene Orte, für seine Arbeit. Hodzic ist Auditor oder umgangssprachlich Kontrolleur für eine der weltweit größten privaten Zertifizierungs-organisationen, die akkreditiert sind, Unternehmen nach den anerkannten FSC-Standards zu zertifizieren. Sein Fachgebiet ist die Zertifizierung von Unternehmen, die Holz, Zellstoff oder Papier verarbeiten oder damit handeln. Meistens zertifiziert er Unternehmen, die gemäß dem weltweit anerkanntesten Standard für nachhaltige Forstwirtschaft zertifiziert werden wollen, nämlich nach dem FSC-Standard. Er prüft Sägewerke in entlegenen Tälern des Erzgebirges, kleine Druckereien in großen Städten und auch global agierende Konzerne, deren Produkte in jedem deutschen Supermarkt zu finden sind. Eigentlich verlangen die Standards des FSC, dass zertifizierte Unternehmen mindestens einmal im Jahr von einem unabhängigen Auditor vor Ort kontrolliert werden. Ist dies nicht möglich, werden Zertifikate normalerweise automatisch ausgesetzt.

Sätze mit "eigentlich" und "normalerweise" kennen wir nun in der Corona-Krise zu genüge. Sie beschreiben vielfach den Kontrast der Zeit vor und mit Corona und das gilt auch für die sonst sehr technokratische Welt der Zertifizierung von Produktketten (Englisch: Chain of Custody - COC). Viele der FSC-zertifizierten Unternehmen sind auf den Fortbestand ihres Zertifikats angewiesen. Langfristige Lieferverträge werden mit der Zusicherung verknüpft, dass die Waren mit dem begehrten FSC-Zertifikat geliefert werden. Ist das Zertifikat weg, ist auch der Kunde weg oder der Produzent muss erhebliche Preisabschläge akzeptieren. Daher sind Armin Hodzic und seine Kollegen, welche für bm certification und andere unabhängige Zertifizierungsorganisationen arbeiten, die für FSC akkreditiert sind, weiterhin sehr gefragt. Jedoch kommen die Auditoren aktuell vielfach gar nicht zu den Unternehmen, die sie eigentlich kontrollieren sollen.

Der FSC erlaubt daher bereits seit Ende Januar 2020, dass die Audits bei Unternehmen nun auch von der Ferne aus durchgeführt werden können, wenn das Unternehmen in einem Gebiet mit erhöhtem Corona-Risiko liegt oder die Reisebeschränkungen die Prüfung vor Ort nicht zulassen. Dies gilt jedoch als Ausnahme und nur für Unternehmen, die bereits FSC-zertifiziert sind, gegen die keine Beschwerden vorliegen und bei denen das Risiko für Verstöße gegen den Standard als niedrig angesehen wird. Armin Hodzic nutzt bei den sogenannten Desk-Audits die verschiedensten Videokonferenz-Tools, die es derzeit am Markt gibt. "Ich habe in den letzten Wochen so ziemlich alle Anbieter von Videokonferenzen auf meinem PC installiert, die es so gibt. Teilweise muss ich da auch in einem Unternehmen unterschiedliche Plattformen nutzen, um alle für das Audit wichtigen Mitarbeiter*innen zu erreichen. Ich habe dann im Vorfeld eine Liste, mit welchen Personen ich sprechen will und die Unternehmen teilen mir dann mit, auf welchem Kanal ich die Kollegen oder Kolleginnen dann erreiche," erklärt Hodzic. Seine Erfahrungen mit der Tätigkeit als Zertifizierer in Zeiten von Corona sind sehr positiv, auch wenn es für ihn deutlich mehr Arbeit bedeutet. Insbesondere die Vorbereitungszeit vor einem Termin hat sich verdoppelt, da alle Unterlagen vor dem Desk-Audit gesichtet werden müssen und ggf. auch weitere Unterlagen zur Prüfung nachgefordert werden: "Man muss als Auditor für diese Audits sehr gut organisiert sein. Wenn ich vor Ort bin, kann ich mir auch einfach mal spontan eine Akte zeigen lassen. Jetzt muss ich mir vorher darüber im Klaren sein, wo sind mögliche Schwachstellen im Ablauf und was will ich mir genauer anschauen. Dann fordere ich die Unterlagen beim Unternehmen an und lese mich ein, um bei der Live-Situation im Audit darauf eingehen zu können. Mit etwas Erfahrung ist das aber gut zu machen."

Der Ablauf der Audits mit einer sehr formell gehaltenen Eröffnung und einem Abschlussgespräch bleibt auch per Videokonferenz erhalten. Wichtige Schritte und Aussagen der geprüften Unternehmen müssen sogar per digitaler Unterschrift bestätigt werden. Damit bekommen die Aussagen einen amtlichen Charakter und lassen sich nachprüfen, wenn es später zu Nachfragen kommt.

Neben der Kontrolle von Warenwirtschaftssystemen, Handbüchern und Akten, haben viele Audits einen sehr praktischen Anteil. In diesem werden die Lager und ggf. die Verarbeitung der FSC-zertifizierten Waren in Augenschein genommen. Doch auch dies ist aus der Ferne möglich. "Ich habe dann z.B. einen Termin mit dem Lagermeister, mit dem ich dann auf seinem Smartphone per Video verbunden bin. Ihm erkläre ich, was ich vom Lager sehen will und er zeigt mit z.B. auch die FSC-Kennzeichnungen auf Waren," schildert Hodzic.

Die ersten Erfahrungen von Armin Hodzic mit dem FSC-Fern-Audit sind gut. Wobei insbesondere kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern oft etwas überfordert sind mit der Situation. Ein Kunde verfügt lediglich über ein Fax und muss daher weiter vor Ort geprüft werden, aber dank einer Fristverlängerung konnte der Termin auf Oktober verschoben werden. Vor den Audits haben viele der Zertifizierungsverantwortlichen in den Firmen auch Angst sich nicht erklären zu können und damit sogenannte Abweichungen bei Verstößen gegen die FSC-Regeln zu riskieren. Dem versucht Hodzic mit Transparenzen und einem sehr klaren Ablauf vor den eigentlichen Desk-Audits zu begegnen. Trotzdem steigt auch auf Seiten der zertifizierten Betriebe der Aufwand, allein dadurch, dass mehr Vorbereitung notwendig ist und auch weil elektronische Meetings etwas aufwändiger in der Handhabung sind als Vor-Ort-Treffen. Hodzic sieht jedoch vor allem die Herausforderung beim Zertifizierer: "Der Austausch mit dem Unternehmen, das ich zertifiziere, ist sehr wichtig. Zertifizierung ist eine Form der Qualitätssicherung. Ich kenne ja zum Glück alle Unternehmen, die ich jetzt vom Schreibtisch aus auditiere, und finde das auch wichtig zu wissen, wie die Situation vor Ort ist. Deshalb ist es auch richtig, dass bei Neuzertifizierungen nach wie vor der physische Termin erforderlich ist."

Immer wieder wurde auch in den letzten Wochen darüber diskutiert, ob Fragen wie Nachhaltigkeit und Klimaschutz noch aktuell sind oder ob Unternehmen sich angesichts der Rezession nicht von Nachhaltigkeitszielen und Zertifizierungen trennen. Armin Hodizc kann dies bisher aus Sicht seiner Organisation bm trada - bm certification nicht nachvollziehen: "Wir haben bisher in ganz Europa keine corona-bedingten Kündigungen. Auch die Nachfrage nach einer Neuzertifizierung ist im Vergleich zum Vorjahreszeitraum gleichgeblieben. Die FSC-Zertifizierung ist für viele Unternehmen eine langfristige Entscheidung, die vielfach auch mit den Anforderungen von Kunden zusammenhängt. Das hat sich in den letzten zwei Monaten nicht geändert und wird sich vermutlich auch nicht ändern."

Das dies aber vielleicht auch eine Momentaufnahme sein kann, zeigen die Anfragen der Suchmaschine "Google". Hier sind die Anfragen zur FSC-Zertifizierung an Werktagen und zu regulären Arbeitszeiten seit März um 12-15 Prozent zurückgegangen.

Die Frage ob, das Desk-Audit auch nach Corona eine Option für die Zertifizierung nach FSC bietet, stellt sich aus Hodzic Sicht nicht. Seiner Meinung nach kann dies auch in Zukunft nur vereinzelt den Vor-Ort-Termin ersetzen.

Trotz allem kann Armin Hodzic der Situation aktuell auch etwas Gutes abgewinnen. Er ist froh über die Familienzeit, die ihm durch die Corona-Krise geschenkt wird. Lediglich drei Termine hatte er in den letzten sechs Wochen außerhalb seines Büros. Neuer Rekord! Für den Moment aber ein sehr schöner, auch wenn er hofft bald wieder seine Kunden per Handschlag begrüßen zu können, statt mit einem Wink in die Kamera.

Über FSC

FSC ist die verlässlichste Organisation für die Absicherung wichtiger Umwelt- und Sozialstandards im Wald. Mit weltweit gültigen Standards, der beispiellosen Einbindung aller relevanten Interessengruppen und der Unterstützung durch namhafte Unternehmen sowie anerkannte unabhängige Umwelt- und Sozialorganisationen, gilt FSC als die glaubwürdigste Lösung für nachhaltige Waldwirtschaft. Die Zertifikatsvergabe erfolgt nach einer erfolgreichen Prüfung durch unabhängige Dritte, die min. jährlich wiederholt wird. Weltweit sind über 210 Millionen Hektar Wald FSC-zertifiziert. Über 42.000 Unternehmen verfügen weltweit über eine FSC-Zertifizierung für den Handel und die Verarbeitung zertifizierter Materialien.

Über FSC Deutschland

In Deutschland sind rund 1,44 Million Hektar Wald FSC zertifiziert und rund 3.750 Unternehmen verfügen über eine Zertifizierung ihrer Produktkette nach den FSC Standards (Stand: Mai 2020). In deutschen Wäldern steht der FSC u.a. für eine Waldwirtschaft, die den Wald nicht übernutzt, die biologische Vielfalt fördert und die gegenüber interessierten Bürgern*innen sowie Organisationen transparent handelt. Kahlschläge bei der regulären Holzernte sind untersagt und Pestizide dürfen nur eingesetzt werden, wenn dies gesetzlich gefordert wird. FSC setzt sich für die Mehrung natürlicher Mischwälder, die Schonung des Waldbodens, für den Schutz seltener Arten und Ökosysteme ein. Damit sind FSC-zertifizierte Wälder stabiler in einem sich wandelnden Klima und können als Ökosystem mehr CO² langfristig binden. Für die Menschen im Wald sichert FSC faire Entlohnung und mehr Bürgerbeteiligung im Wald.

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