10-Punkte-Plan: So gelingt der perfekte Software-Rollout (in Zeiten von Corona)

München (ots) - Ein Software-Rollout steht an und alle Mitarbeiter sind im Home Office? Mit der richtigen Strategie ist auch eine solche Herausforderung zu bewältigen, weiß der Spezialist für Digital Adoption, Userlane. Vor allem die richtige Kommunikation entscheidet über Erfolg oder Misserfolg.

Ein Software-Rollout ist schon in normalen Zeiten für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Doch wie gelingt die Einführung einer neuen Software, wenn alle Mitarbeiter vom Home Office aus arbeiten und keinen direkten Zugriff auf den IT-Support haben? Der Spezialist für Digital Adoption, Userlane, hat zehn Tipps zusammengestellt, wie man den perfekten Software-Rollout plant und durchführt.

1. An erster Stelle steht immer der Mensch

Ein technischer Software-Rollout ist vor allem eins: eine zutiefst menschliche Angelegenheit. Ähnlich wie im Team-Sport erfordert er Teamwork, Vertrauen, Flexibilität, intensive Kommunikation sowie die Fähigkeit zur Veränderung und zur Anpassung an neue Strategien. Auch Emotion oder gar Leidenschaft sind wichtig. Das muss ein Unternehmen ausstrahlen - auch in Zeiten von Social Distancing.

2. Veränderung muss von oben kommen

Holen Sie die Geschäftsleitung so früh wie möglich an Bord. Ein klares Commitment von Seiten des Top-Managements signalisiert: Der Rollout ist nicht mehr verhandelbar, aber über das "Wie" kann in regelmäßigen Feedback-Schleifen jederzeit diskutiert werden.

3. Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig ein

Signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern von Anfang an, dass sie selbst einen entscheidenden Part für das Gelingen des Roll-Outs leisten können - und das auch vom Home Office aus. Fragen Sie sie nach ihren Anforderungen und Erwartungen, investieren Sie Zeit in Team-Building, erklären Sie das Warum und schaffen Sie einen sicheren Ort, wo Mitarbeiter Anregungen und Kritik frei äußern können.

4. Glauben Sie selbst an Ihren Erfolg - und strahlen Sie das auch aus

In unsicheren Zeiten wie diesen brauchen Menschen Zuversicht, dass am Ende alles gut wird. Das gilt nicht nur für die Corona-Pandemie, sondern auch für Software-Rollouts. Projektverantwortliche müssen mehr denn je Enthusiasmus ausstrahlen und Optimismus verbreiten, dass der Software-Rollout ein wichtiger Beitrag für die erfolgreiche Zukunft des Unternehmens ist - und das neuerdings nicht im direkten Vis-a-Vis, sondern remote via Web-Cam und Teams.

5. Entwerfen Sie eine Roadmap für den Weg zum Erfolg

Sie brauchen eine langfristige Strategie, aber auch kurzfristig erreichbare Ziele und Meilensteine, um alle Mitarbeiter bei der Stange zu halten. Analysieren Sie dabei auch alle möglichen Pain Points und entwickeln sie passende Lösungen. Informieren Sie regelmäßig über den aktuellen Status Quo des Projekts. In vielen Rollouts wird nur anfangs viel kommuniziert, danach herrscht Funkstille. Und Corona macht den Informationsfluss in den Unternehmen nicht besser, da auch noch der Flurfunk entfällt. Dabei sind regelmäßige Updates der wichtigste Hebel für Mitarbeitermotivation - gefolgt von einer realistischen Planung in Sachen Manpower.

6. Unterschätzen Sie den Aufwand für Trainings und Change Management nicht

Alle Mitarbeiter haben unterschiedliches Vorwissen und lernen unterschiedlich. Dies müssen Unternehmen berücksichtigen, um passende Trainings und Change-Management-Initiativen entwickeln zu können. Bieten Sie Mitarbeitern unterschiedliche Möglichkeiten, sich den Funktionsumfang der neuen Software nach ihren Vorlieben und mit ihrem individuellen Lerntempo zu erschließen. Kalkulieren Sie dabei lieber zu viel als zu wenig Zeit für Mitarbeiterschulungen ein - und berücksichtigen Sie die spezielle Situation im Home Office.

7. Etablieren Sie einen eigenen Kommunikationskanal

Viele Rollout-Projekte scheitern, weil die Teams untereinander nicht richtig kommunizieren oder nicht alle Stake-Holder gleichermaßen über den aktuellen Stand informiert sind. Darüber hinaus gibt es für Mitarbeiter oft keinen etablierten Weg, ihr Feedback aus der Perspektive des Endnutzers zu äußern. Ein eigener Kommunikationskanal, den jeder Mitarbeiter ohne Vorbehalte nutzen kann, sorgt hier für Abhilfe. Eine User-Community kann ebenfalls ein guter Kommunikationskanal sein - auch über die Corona-Zeit hinaus.

8. Nach dem Rollout ist vor der Optimierung

Auch nach der Einführung einer neuen Software sollten die Projektverantwortlichen regelmäßig Rückmeldung ihrer Nutzer einholen - beispielsweise über Feedback-Tools, die direkt in die neue Software eingebaut werden können. Motivieren Sie die Anwender spielerisch dazu, ihre Meinung offen zu kommunizieren und machen Sie es ihnen leicht, sich zu äußern. Auch Umfragen sind eine gute Möglichkeit, etwaige Probleme frühzeitig zu identifizieren.

9. Kümmern Sie sich gezielt um die Wechselunwilligen

In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die sich mit Veränderungen schwerer tun als andere. Und nach jedem Software-Rollout gibt es Menschen, die versuchen, die neue Lösung zu umgehen und ihre Aufgaben weiterhin wie bisher zu erledigen. Andere nutzen zwar die neue Software, jedoch längst nicht alle verfügbaren Features. Sehen Sie dies nicht als Affront gegen Ihr Projekt, sondern eher als stummen Schrei nach Hilfe. Unterstützen Sie wechselunwillige Mitarbeiter noch gezielter. Dafür eignen sich Digital-Adoption-Plattformen mit interaktiven Step-by-Step-Guides. Sie helfen Nutzern individuell, ihre Software-Fragen selbstständig zu beantworten und Programme zu erlernen.

10. Messen Sie Ihre Erfolge

War der Software-Rollout ein Erfolg oder nicht? Viele Unternehmen können dies gar nicht beurteilen, weil sie keine passenden Kennzahlen haben. Definieren Sie daher schon vor dem Rollout Kennzahlen, mit denen Sie den Erfolg der neuen Software messen können. Werfen Sie einen Blick in die Nutzerzahlen - und feiern Sie sichtbare Erfolge mit Ihren Mitarbeitern - notfalls als Zoom-Event. Mit einem gemeinsamen Stückchen Kuchen oder einem Gläschen Sekt sieht die Welt auch für den kritischsten Mitarbeiter schon ein Stückchen freundlicher aus.

Über Userlane

Userlane ist eine Digital Adoption Plattform, die Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt: Die Software-as-a-service ermöglicht es Nutzern, sofort jede browserbasierte Anwendung bedienen zu können - ganz ohne Vorkenntnisse. Kern der Technologie sind interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die sich über die jeweilige webbasierte Software legen lassen und User direkt in der Anwendung durch sämtliche Prozesse führen. Userlane automatisiert damit u.a. Software-Schulungen und optimiert dadurch nicht nur das Onboarding von Mitarbeitern, sondern deren Bereitschaft zur Digital Adoption. Begleitend dazu bietet die Plattform einen konstanten, individuellen Performance Support und unterstützt so das Change Management beim einzelnen Mitarbeiter sowie dem gesamten Unternehmen. Die Digitalisierungserfahrung wird so userfreundlich gestaltet und die Bereitschaft zur "Digital Adoption" erhöht.

Userlane belegt Platz 26 auf der FAZ-Liste deutscher Top-Companies. Unternehmen verschiedenster Branchen wie Allianz, BASF, Commerzbank, Deutsche Bahn, Mercedes und auch Öffentliche Einrichtungen wie die Stadt München setzen auf die Software Adoption Plattform.

Hartmut Hahn (CEO und Co-Founder) sowie Felix Eichler (CTO und Co-Founder) leiten das Unternehmen, das 2015 gegründet und bereits mehrfach ausgezeichnet wurde, u.a. mit dem CEBIT Award, Learntec 2018 Innovation Award, dem Disruptive Technology Award, dem HR Start-up Award und dem BMWi Digital Award.

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