System verbessert Effizienz der Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Nürtingen (ots) -

Verfahren trennt private und dienstliche Internet- und
E-Mail-Nutzung / einfache Verwaltung von privaten Zeitbudgets /
Vorgaben des Datenschutzes und rechtliche Rahmenbedingungen werden
erfüllt / Implementierungsprozess Teil der Softwarelösung

Das 2007 eingeführte System webFox des Nürtinger IT-Hauses Aurenz
ermöglicht die Trennung von privater und dienstlicher Internet- und
E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz. Für alle Beteiligten - Management,
IT-Verantwortliche, Betriebsrat und Mitarbeiter - schafft webFox
damit die geforderte Rechtssicherheit. Dienstliche Nutzungen können
durch den Arbeitgeber kontrolliert werden. Private Nutzungen werden
legitimiert, unterliegen aber weiterhin einem strengen Datenschutz
und können nur in begründeten Ausnahmefällen mit ausdrücklicher
Zustimmung des Mitarbeiters beziehungsweise des Betriebsrates nach
dem Vier-Augen-Prinzip eingesehen werden. Erste Untersuchungen von
Aurenz zeigen: Der Einsatz von webFox steigert die Effizienz der
Internet- und E-Mail-Nutzung. Gleichzeitig verbessert sich durch das
legitimierte private Surfen im vereinbarten Rahmen die Zufriedenheit
und Motivation der Mitarbeiter.

Implementierungsprozess als Teamarbeit

Nach der Entscheidung für die Einführung des webFox beginnt die
Umsetzungsphase. Ein detaillierter Fahrplan, der zwischen
Unternehmensführung, IT-Verantwortlichem, Sicherheitsbeauftragtem und
Betriebsrat abgestimmt wird, legt die einzelnen Schritte bis zur
endgültigen Nutzung fest. Ein wichtiger Baustein im
Implementierungsprozess ist dabei die Information und Schulung der
Mitarbeiter. "Es ist enorm wichtig, die Mitarbeiter bei solch tief
gehenden Veränderungen mitzunehmen. Sonst sind derartige Prozesse
oftmals zum Scheitern verurteilt", macht Jürgen Dagutat,
Change-Experte bei Aurenz, deutlich. Die Schulung umfasst dabei nicht
nur die Funktionsweise der Software, sondern auch den rechtlichen
Rahmen. So werden bereits im Vorfeld der Installation Ängste über
mögliche Kontrollen abgebaut, die Vorteile des webFox verdeutlicht
und die Akzeptanz für die spätere Nutzung am Arbeitsplatz gefördert.
Standardisierte Feedbacks in den ersten Wochen der Nutzung
dokumentieren die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der neuen
Software.

Integriertes Zeitmanagement

Hat das Unternehmen den Mitarbeitern ein Zeitbudget für die
private Internetnutzung zugestanden, informiert ein Statusfenster
über das aktuelle Zeitguthaben. Die Mitarbeiter können so jederzeit
prüfen, wie viel Zeit ihnen noch zum privaten Surfen bleibt.

Verbesserter E-Mail-Client erhöht Sicherheit bei privater
E-Mail-Nutzung Ist die private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz
erlaubt, bietet webFox einen direkten Zugang zum Provider des
jeweiligen Nutzers. Auf einer Übersichtsseite kann der Nutzer seinen
Provider auswählen (z. B. web.de, t-online) und die Verbindung zum
privaten E-Mail-Konto herstellen. Wenn dies IT-Verantwortliche
wünschen, kann zur Erhöhung der Sicherheit im unternehmenseigenen
Netzwerk das Up- und Downloaden von Dateianhängen blockiert werden.

Wie funktioniert webFox? Über eine Eingabemaske am Bildschirm
entscheiden die Mitarbeiter, ob sie Internet oder E-Mail für private
oder dienstliche Zwecke nutzen wollen. Loggt sich ein Nutzer über
"PRIVAT" ein, befindet er sich in seinem privaten Nutzungsbereich.
Hier können die Internetadressen, falls dies gewünscht ist,
verschlüsselt gespeichert werden. Alle Daten sind nur in begründeten
Ausnahmefällen (z. B. Gefahr im Verzug) nach dem Vier-Augen-Prinzip
einsehbar.

Auf dem webFox-Server können alle relevanten dienstlichen Daten
für statistische Auswertungen zusammengefasst werden. Die dienstliche
Internetnutzung kann das Unternehmen zum Beispiel durch monatliche
Stichprobenauswertungen jederzeit kontrollieren. Die Stichprobenquote
ist dabei auf maximal 10 % beschränkt.

Enge rechtliche Grenzen bei der Kontrolle der Internetnutzung Gibt
es in Unternehmen keine klaren Regelungen zum Umgang mit privaten und
dienstlichen Verbindungsdaten, können auch die dienstlichen Daten nur
erschwert oder gar nicht überprüft werden. Selbst wenn
Betriebsvereinbarungen eine begrenzte Privatnutzung zulassen und dem
Administrator Kontrollrechte einräumen, bleibt trotz allem ein hohes
rechtliches Konfliktpotenzial, denn die Kontrolle der privaten
Verbindungen ist gemäß dem Telekommunikationsgesetz (TKG) in der
Regel verboten. Durch die Vermischung dienstlicher und privater
Verbindungsdaten ist auch die Kontrolle von dienstlichen Daten nach
dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erheblich eingeschränkt und
rechtlich problematisch.

Mit webFox können die Daten der privaten und dienstlichen Nutzung
getrennt werden. Dies ermöglicht die rechtlich einwandfreie Einsicht
in dienstliche Daten, private Daten sind dagegen geschützt.

Originaltext: Aurenz GmbH
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