Büroangestellte verschwenden 3,5 Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails E-Mails nehmen bis zu 25 Prozent eines Arbeitstages in Anspruch / Ein Drittel aller E-Mails irrelevant

Hürth (ots) - 4. Juni 2007. E-Mails sind oft unnötig und damit ein
gewaltiger Zeitfresser. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des
Henley Management College im Auftrag des Headset-Spezialisten
Plantronics, bei der 180 Manager in Deutschland, Großbritannien,
Dänemark und Schweden befragt wurden. Bis zu zwei Stunden täglich
beschäftigen sich europäische Manager mit der E-Mail-Kommunikation,
das sind 25 Prozent eines typischen Arbeitstages. Hochgerechnet auf
die Lebensarbeitszeit (etwa 40 Jahre) verbringen sie etwa 10 Jahre
mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails. Rund 32 Prozent aller
gelesenen und gesendeten E-Mails bezeichneten die Befragten als
"irrelevant" und reine Zeitfresser. Alles in allem verschwenden
Büroangestellte dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails.

Hydra-Effekt: E-Mails erzeugen mehr E-Mails und verzögern Prozesse
Eine weitere Erkenntnis der Studie: E-Mails generieren immer neue
E-Mails. Jede gesendete elektronische Nachricht führt zu vier bis
sechs neuen E-Mails in der Inbox. Die befragten Manager stehen der
E-Mail deshalb als internem Kommunikationsweg und Ersatz für
persönliche Gespräche kritisch gegenüber: Entscheidungsprozesse via
E-Mail werden als besonders zeitintensiv eingeschätzt. Ein effektiver
Einsatz der elektronischen Post bleibt oft reines Wunschdenken.

Als ein hilfreiches Mittel bei der Eindämmung der E-Mail-Flut
werden hingegen Telefonate erachtet. Im Gegensatz zum zeitraubenden
Frage-und-Antwort-Spiel des E-Mail-Austauschs bietet ein Telefonat
die Möglichkeit, die verschiedenen Standpunkte direkt und klar zu
diskutieren. Entscheidungen fallen schneller, unnötige E-Mails
bleiben aus.

Schnurlose Headsets steigern die Produktivität
Der Einsatz eines schnurlosen Headsets kann die Arbeitsproduktivität
zusätzlich um 23 Prozent steigern. Die Hände bleiben für andere
Tätigkeiten frei, zudem ist der Angestellte nicht mehr mit einem
Kabel an den Schreibtisch gefesselt und kann beispielsweise Akten
oder Ausdrucke holen.

Obwohl die Befragten von einer höheren Effektivität des Telefons
überzeugt sind, zeigen die Studienergebnisse, dass viele Angestellte
selten das Telefon benutzen und stattdessen komplexe Sachverhalte via
E-Mail mit vielen anderen Kollegen in Kopie diskutieren. Dabei waren
43 Prozent der Meinung, dass nur jede zehnte E-Mail die Botschaft
klar und deutlich übermittelt. Somit fluten E-Mails weiterhin die
Inboxen und es kostet viel Zeit diese wieder aufzuräumen. Aber auch
mobile Geräte wie PDAs verstärken die E-Mail-Lawine. Die
Notwendigkeit, jederzeit erreichbar zu sein, führt dazu, dass
Mitarbeiter auch daheim E-Mails lesen und sofort beantworteten.

Der soziale Kontakt bei Telefongesprächen wirkt sich auch
förderlich auf die Entstehung von sozialen Bindungen (Stichwort:
Team-Geist) aus. E-Mails beeinflussen diesen Prozess eher negativ, so
zeigt die Studie.

"Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die E-Mailnutzung außer
Kontrolle geraten ist", sagt Peter Thomson, Direktor des "The Future
Work Forum" am Henley Management College. "In vielen Büros reden die
Kollegen nicht mehr miteinander, sondern schreiben lieber E-Mails.
Dabei kann die verstärkte Nutzung des Telefons, idealerweise
kombiniert mit einem Headset, das Problem auflösen. E-Mails sollten
dann nur noch eingesetzt werden, um die Ergebnisse aus einem
Telefonat für alle zu dokumentieren."

"E-Mails werden bevorzugt, obgleich das Telefon das bessere und
effektivere Kommunikations-Tool ist", so Philip Vanhoutte, European
Managing Director von Plantronics. "Für jede Kommunikation gibt es
ein geeignetes Tool, daher sollten Manager sich in ihren Unternehmen
für eine stärkere Nutzung des Telefons einsetzten."

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Über Plantronics:
Plantronics stellte 1962 als erstes Unternehmen leichte Headsets her
und ist in diesem Segment seit jeher Marktführer in Sachen
Sound-Innovation und Qualität. Das umfangreiche Portfolio, das
Plantronics heute anbietet, baut auf der Historie des Unternehmens
als Anbieter geschäftskritischer Kommunikationslösungen auf. Legendär
ist die Botschaft von Neil Armstrong während der ersten
Mond-Expedition 1969 "Ein kleiner Schritt für den Menschen...",
übertragen von einem Plantronics Headset. Mit Produkten für die
Bereiche Büro, Contact Center, Personal Mobile, Entertainment und
Home Office ermöglicht Plantronics eine freiere, einfachere,
komfortablere und produktivere Form der Kommunikation. Weitere
Informationen erhalten Sie unter www.plantronics.com sowie unter +49
(0)800 9323 400 (Deutschland), +43 (0)800 242500 (Österreich) oder
+41 (0)800 932340 (Schweiz).

Über das Henley Management College:
Die Business School wurde vor 60 Jahren gegründet. Ziel ist es,
pragmatische und relevante Programme zu entwickeln, die sofort in der
Arbeitsumgebung eingesetzt werden können. Der "Queen's Award for
Enterprise in the International Trade category", mit dem das Henley
Management College ausgezeichnet wurde, steht für den weltweiten
Erfolg der Business School.

Über das "The Future Work Forum":
Das 1992 am Henley Management College gegründete Future Work Forum
beschäftigt sich mit der dem Einfluss von neuen Arbeitsweisen auf
Management und Organisationen. Es betreibt Forschung zum Einfluss von
Technologien und bietet Seminare zu verschiedenen Themen auf dem
Gebiet des flexiblen und virtuellen Arbeitens an.

Originaltext: Plantronics
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