Auf die elektronische Betriebsprüfung sollten sich Unternehmen gründlich vorbereiten

Berlin (ots) - Im Unternehmensalltag wird heutzutage eine Vielzahl
von Betriebsdaten elektronisch erfasst und der Geschäftsverkehr wird
zunehmend papierlos abgewickelt. Auch die Finanzverwaltung hat sich
auf diese Entwicklung eingestellt: Seit 2002 können die Finanzämter
elektronische Außenprüfungen vornehmen, das heißt sie können die mit
Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung eines
Steuerpflichtigen elektronisch prüfen. Alle Betriebe müssen sich also
darauf einstellen, dass schon die nächste Betriebsprüfung in
digitaler Form durchgeführt wird. Darauf sollten sie sich rechtzeitig
und gründlich vorbereiten - am besten mit Hilfe des Steuerberaters.

Auf welche Daten greift das Finanzamt zu?

Grundsätzlich gilt: Der Unternehmer muss dem Prüfer nur steuerlich
relevante Daten zur Verfügung stellen, die für die Besteuerung im
jeweiligen Einzelfall von Bedeutung sind. Deshalb ist es natürlich
wichtig, dass diese im EDV-System von sonstigen Unterlagen oder gar
privaten Informationen streng getrennt werden. Wenn das nicht der
Fall ist und deshalb der Prüfer auch Unterlagen einsehen kann, die
eigentlich nichts mit der Steuer im engeren Sinne zu tun haben, darf
er sie trotzdem verwerten. Daher empfiehlt die
Bundessteuerberaterkammer, das interne EDV-System so zu
strukturieren, dass die steuerrelevanten Daten getrennt von den
übrigen internen Vorgängen gespeichert werden können. Sinnvoll ist
auch, eine Trennung nach Jahren und Steuerarten vorzunehmen.

Aber welche Daten sind "steuerlich relevant"? Da der Gesetzgeber
hier keine Definition gibt, muss dies in jedem einzelnen Fall
entschieden werden. In aller Regel sind es Buchführung,
Jahresabschlüsse, Inventare und Buchungsbelege. Darüber hinaus können
empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe den Prüfer
interessieren. Für die nicht ganz einfache Abgrenzung der steuerlich
relevanten Daten ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Achtung bei Systemwechsel

Unternehmen müssen alle Unterlagen, die ursprünglich elektronisch
in das EDV-System eingegangen sind, für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist auch in maschinell auswertbarer Form zur Prüfung
bereithalten. Dies gilt beispielsweise auch für elektronische
Lieferantenrechnungen. Der Prüfer muss auf alle gespeicherten Daten
einschließlich Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und
Filterfunktion frei zugreifen können. Bei einer Systemumstellung kann
diese Vorschrift erheblichen Aufwand verursachen. Nach Ansicht der
Finanzverwaltung muss das Unternehmen nämlich auch weiterhin die alte
Hard- und Software vorhalten, wenn die Auswertbarkeit der damit
erstellten Daten anders nicht gewährleistet ist. Ob die Regelung
allerdings in diesem Ausmaß Bestand hat, ist wohl noch vor Gericht zu
klären.

Wie wird geprüft?

Der Prüfer darf zwischen drei verschiedenen Zugriffsarten wählen
und darf diese auch parallel nutzen. Er kann unmittelbar, also über
die unternehmenseigene Hard- und Software auf die Daten zugreifen, er
kann die Daten auch nach seinen Vorgaben durch das Unternehmen
auswerten lassen und er kann sich alle Daten auf Datenträgern, also
CD-ROM oder DVD, übergeben lassen. Nur ein Online-Zugriff auf die
Datenbestände des Unternehmens ist nicht gestattet. Außerdem darf der
Prüfer nicht den Zugriff auf Daten verlangen, die für die
Steuerprüfung nicht relevant sind.

Rechtzeitig vorbereiten

Mit dem Einsatz moderner EDV-Technik verändert sich die
Prüfungspraxis erheblich. Zum einen können Prüfungen schneller
durchgeführt werden, aber auch umfassender, denn mit der neuen
Prüfsoftware können auch umfangreiche Datenbestände intensiv
untersucht werden. Unternehmer sollten daher gemeinsam mit ihrem
Steuerberater Betrieb und EDV-System frühzeitig und konsequent auf
die elektronische Betriebsprüfung vorbereiten. Denn wenn das
Finanzamt erst einmal den Prüfungstermin festgelegt hat, ist es
hierfür meist zu spät. Zu finden sind kompetente Experten u.a. in
Deutschlands größtem Steuerberater-Suchdienst auf der Internetseite
der Bundesteuerberaterkammer unter www.bstbk.de

Originaltext: Regionaler Pressdienst der Bundessteuerberaterkammer
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