Meetings in europäischen Unternehmen: Vernetzung - Fehlanzeige!

Berlin (ots) -

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Europas Berufstätige wollen kreativer miteinander kommunizieren.
Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Büro- und
Konferenzmöbelherstellers Wilkhahn ergeben. 76 Prozent aller
Befragten hielten Meetings für produktiver, wenn die Teilnehmer
digitale Dokumente gemeinsam einsehen und bearbeiten könnten. 69
Prozent würden gerne parallel auf das eigene Netzwerk oder das
Internet zugreifen können. 1.584 Männer und Frauen aus
Deutschland, Frankreich und England wurden dazu befragt.

Wer kennt sie nicht, die schlecht vorbereiteten und unproduktiven
Meetings? Unklare Zielsetzungen, unzureichend vorbereitete Teilnehmer
und fehlende Unterlagen produzieren mehr Frust als Ergebnisse. Dabei
verbringen Europas Berufstätige viel Arbeitszeit in Besprechungen:
Während sich hierzulande mehr als die Hälfte mindestens einmal pro
Woche zum Meeting trifft, sind es in Großbritannien 43 Prozent und in
Frankreich 41 Prozent. Doch mit dem Ergebnis sind nur die wenigsten
zufrieden. Mehr als 80 Prozent wünschen sich produktivere
Besprechungen. Rund vier Fünftel aller Befragten meinen, dass
Beratungen produktiver sein könnten, wenn die Teilnehmer besser
vorbereitet wären und Dokumente stets vollständig dabeihätten. Auch
die Nachbereitung ist ein entscheidender Faktor: 82 Prozent der
Befragten wünschen sich, dass Vorschläge und Ideen vollständig
dokumentiert und allen zugänglich gemacht würden.

Beamer und Laptop stehen hoch im Kurs

Egal ob Projektbesprechung, Redaktionskonferenz oder Präsentation:
In Meetings spielt die Technik eine wichtige Rolle. 64 Prozent der
Befragten schalten für die Besprechung oft oder gelegentlich den
Beamer ein, 73 Prozent verwenden ihren Laptop. Männer setzen stärker
auf Technik als Frauen. Während 70 Prozent der Männer einen Beamer
benutzen, sind es nur 51 Prozent der Frauen. Das Gleiche gilt für den
Laptop: Gut drei Viertel der Männer setzen oft oder gelegentlich
einen Rechner ein, aber nur zwei Drittel der Frauen. Bei
Videokonferenzen sind sowohl deutsche Männer als auch Frauen eher
zurückhaltend. Während in Großbritannien 28 Prozent und in Frankreich
27 Prozent der Befragten oft oder gelegentlich Videokonferenzen
abhalten, sind es in Deutschland nur 14 Prozent. Technik hat auch
ihre Tücken: Mehr als zwei Drittel aller Befragten hielten
Konferenzen für produktiver, wenn die technische Ausstattung richtig
funktionieren würde und einfacher zu bedienen wäre.

Vernetzung macht Meetings produktiver

Daten aus dem Internet, spontane Visualisierung und gemeinsame
Bearbeitung von Dokumenten: Bei Meetings ist es heutzutage wichtig,
dass die Teilnehmer ihre Ideen und Vorschläge direkt einbringen,
miteinander diskutieren und zusammen auswerten können. Doch diese Art
der Vernetzung bleibt bei vielen Besprechungen außen vor. Immerhin
drei Viertel aller Befragten hielten Konferenzen für produktiver,
wenn die Teilnehmer digitale Dokumente gemeinsam einsehen und
bearbeiten könnten. Und mehr als zwei Drittel meinen, dass Meetings
ergiebiger seien, wenn die Anwesenden spontan auf fehlende
Informationen aus dem eigenen Netzwerk oder Internet zugreifen
könnten. Dabei spielt auch die Umgebung eine wichtige Rolle: 63
Prozent der Befragten fänden es hilfreich, wenn Tische, Stühle und
Raumausstattung flexibel an die Erfordernisse des Meetings angepasst
werden. Derzeit setzen jedoch nur knapp ein Viertel aller Befragten
oft oder gelegentlich Trennwände, Falttische oder Stehpulte ein.

Wilkhahn macht Sitzungssäle zu Kommunikationsräumen

Angesichts der Häufigkeit und Dauer von Meetings mit den
entsprechenden Personalaufwendungen, lohnen sich Investitionen in
Lösungen, die Konferenzen effizienter und wirtschaftlicher machen.
"Die Anbindung von Kommunikations- und Konferenzräumen an die
modernen Medientechnologien wird immer mehr zu einem entscheidenden
Wettbewerbsvorteil. Das geht über die bloße Visualisierung digitaler
Informationen per Beamer weit hinaus", sagt Dr. Jochen Hahne,
Geschäftsführer von Wilkhahn. "Gefragt sind vielmehr Lösungen, bei
denen der Teilnehmer eines Meetings spontan auf eigene Daten
zurückgreifen kann, diese für die anderen visualisieren und verändern
kann." Die Antwort auf diese komplexen Anforderungen bietet das
System "Dynamic Multimedia Conferencing" von Wilkhahn: Mobile,
faltbare Tische (Confair-Falttische), in denen alles integriert ist,
was für eine medientechnisch hochinstallierte Konferenz nötig ist.
Die Tische lassen sich über spezielle Technikmodule - sogenannte
4C-Boxen - mit nur drei Kabeln zusammenschalten. Von jedem Platz aus
kann der dort angeschlossene Laptop per Knopfdruck als Datenquelle
für die Projektion zugeschaltet werden. Alle Konferenz-Teilnehmer
haben so die Möglichkeit, spontan auf wichtige digitale Unterlagen
zurückzugreifen, gemeinsam Dokumente einzusehen und zu bearbeiten.
Konferenzen können so wesentlich effizienter gestaltet werden.

Originaltext: Wilkhahn Wilkening + Hahne GmbH+Co.KG
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