Tipps für rechtssicheren Rechnungsversand per E-Mail

Bonn (ots) - Durch den Versand von Rechnungen per E-Mail anstatt
per Post können Unternehmen signifikante Kosteneinsparungen
realisieren. Kosten für Porto, Druck und Verpackung entfallen. Seit
mittlerweile über 2 Jahren ist der digitale Rechnungsversand nun auch
ohne qualifizierte Signatur möglich, was einiges stark vereinfacht
hat. Trotzdem wählen viele Unternehmen noch immer den kostspieligen
und langsamen Versand per Post, teils auch aus Unsicherheit. Wir
stellen die Anforderungen an den Rechnungsversand per E-Mail daher
noch einmal vor.

Rechnungen sind sensible Dokumente, die leider auch immer wieder
von Betrügern missbraucht werden. Ein regelmäßiger Blick in den
SPAM-Ordner genügt, um zu erkennen, wie - mehr oder weniger
professionell - versucht wird, Nutzer mit gefälschten
Zahlungsaufforderungen auszutricksen. Um mehr Sicherheit für Nutzer
zu schaffen, müssen Versender digitaler Rechnungen daher gewisse
Sicherheitsstandards erfüllen. Ursprünglich mussten Rechnungs-E-Mails
mit digitalen Signaturen versehen werden. Seit dem 01. Juli 2011 ist
eine digitale Signatur nicht mehr notwendig, wenn auch aus unserer
Sicht weiterhin empfehlenswert. Es gibt jedoch in jedem Fall einige
Anforderungen zu erfüllen.

1. Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang der elektronischen
Rechnung zustimmen

Nach § 14 Abs. 1 S. 7 UStG muss ein Empfänger zustimmen, bevor ihm
eine Rechnung per E-Mail elektronisch zugestellt werden darf. Dieser
Punkt klingt jedoch schärfer, als er ausgelegt wird. Im Gegensatz zu
Newslettern und Marketing E-Mails ist es nicht notwendig, die
explizite Zustimmung des Empfängers einzuholen. Stattdessen kann die
Einwilligung in den elektronischen Rechnungsversand über die AGBs
eingeholt werden. Doch nicht einmal dies ist zwingend erforderlich.
Es reicht auch die sog. "stillschweigende Billigung durch
tatsächliche Übung", das heisst, wenn der Nutzer die Rechnung
bezahlt, gilt dies als ausreichende Zustimmung. Falls Sie eine
Rechnungs-E-Mail jedoch zusätzlich mit werblichen Informationen -
z.B. Cross- und Upselling Angebote - anreichern wollen, ist ggf. eine
explizite Einwilligung des Empfängers notwendig. Nähere Informationen
hierzu finden Sie in der Checkliste: 23 Fragen zu E-Mail Marketing
und Recht unter http://www.artegic.de/email-und-recht

2. Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt,
versendet, empfangen und verarbeitet werden

Es sind prinzipiell verschiedene Formate denkbar, in denen eine
Rechnung übermittelt werden kann. Auch Sicherheitsgründen sollten Sie
jedoch unveränderbare Formate wählen - keine Word-Dateien. Das
gängigste und praktikabelste Format ist .pdf. Die Rechnung muss dabei
nicht zwangsläufig als Anhang versendet werden. Ein Link zu einem
Download ist ebenfalls möglich. Gemäß UStG § 14b sind digitale
Rechnungen aber in jedem Fall zehn Jahre durch den Versender zu
archivieren. Zur Erfüllung dieser Anforderung empfehlen sich moderne
E-Mail Marketing Technologien wie ELAINE FIVE, die gleichzeitig auch
eine gesicherte, protokollierte Zustellung garantieren.

3. Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein

Nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG müssen die Herkunft der Rechnung, das
heisst die Identität des Rechnungsausstellers und die Unversehrheit
sowie Lesbarkeit ihres Inhalts garantiert werden. Um dies
gewährleisten zu können ist, ausser der nicht mehr zwingend
notwendigen digitalen Signatur, ein sog. "innerbetriebliches
Kontrollverfahren" notwendig. Wie dieses auszusehen hat, ist nicht
konkret festgelegt, jedoch muss ein verlässlicher Prüfpfad zwischen
Rechnung und Leistungserbringung geschaffen werden. Sie müssen in
jedem Fall prüfen, ob die auf der Rechung ausgewiesene Leistung auch
tatsächlich erbracht wurde. Für die Annahme der inhaltlichen
Unversehrtheit genügt es, wenn die inhaltlich und formal korrekt ist.
WICHTIG: Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen
Pflichtangaben wie für Rechnungen in Papierform auch. Die Lesbarkeit
ist ebenfalls einfach zu garantieren. Der Inhalt der Rechnung muss
von einem Menschen erfasst und verstanden werden können (kein Code,
der nur von Maschinen lesbar ist).

Die Einrichtung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ist
zwar ausreichend, um die rechtlichen Anforderungen an den
Rechnungsversand zu erfüllen. Wir empfehlen jedoch, trotzdem eine
digitale Signatur einzusetzen, um maximale Sicherheit für Versender
und Empfänger zu garantieren.

Pressekontakt:

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