Umfassende Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfung wichtig

Köln (ots) - Bei einer Betriebsprüfung spielt das Thema
Verfahrensdokumentation eine immer größere Rolle. Betriebsprüfer sind
dabei auf der Suche nach formellen Fehlern.

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff, kurz GoBD, gelten seit dem 1. Januar 2017
uneingeschränkt. Kleinbetriebe oder mittelständische Unternehmen sind
davon ebenso betroffen wie Konzerne. Ein zentraler Bestandteil ist
die Verfahrensdokumentation, die die elektronischen Aufzeichnungen
nachvollziehbar dokumentieren, damit z.B. ein Betriebsprüfer die
Vorgänge nachprüfen kann, erklärt die Wirtschaftskanzlei GRP Rainer
Rechtsanwälte.

Die GoBD stellt nicht nur die Unternehmen vor neue
Herausforderungen in der digitalen Buchhaltung, sondern auch die
korrekte Verfahrensdokumentation spielt bei einer Betriebsprüfung
eine zunehmend größere Rolle. Wie sich zeigt, suchen Betriebsprüfer
verstärkt nach formellen Mängeln. Ein formeller Mangel liegt vor,
wenn eine unzureichende oder fehlende Verfahrensdokumentation die
Nachprüfbarkeit beeinträchtigt. Das kann zur Verwerfung der
Buchführung und zu Steuerschätzungen führen.

Für die Betriebsprüfer stellt dies eine Erleichterung dar.
Formelle Fehler lassen sich leichter nachweisen als materielle
Fehler. Dass Unternehmen dies nicht unterschätzen sollten, zeigt ein
Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29. März 2017 (Az.: 7 K
3675/13). Der Kläger betrieb zwei Friseursalons. Die Bareinnahmen
wurden über eine PC-gestützte Kassensoftware ermittelt, die auch über
weitere Funktionen wie Kundenkartei oder Terminverwaltung verfügt. Im
Rahmen einer Betriebsprüfung erkannte der Betriebsprüfer verschiedene
materielle Fehler wie nicht nummerierte Kassenberichte, fehlende
Gutscheine oder fehlende Rechnungsnummern. Außerdem wurde ein
formeller Fehler bemängelt, nämlich fehlende Protokolle über die
Einrichtung und Programmierung des Kassensystems. Unterm Strich
führte dies dazu, dass das Finanzamt erhebliche Hinzuschätzungen zu
den Umsätzen und Gewinnen vornahm.

Das Finanzgericht kürzte zwar die Hinzuschätzungen, hielt das
Kassensystem aber für nachträglich manipulierbar. Das Fehlen der
Programmierprotokolle stelle einen gewichtigen formellen Mangel dar,
der zumindest bei bargeldintensiven Betrieben Hinzuschätzungen
rechtfertige, so das FG.

Auch wenn es hier um ein Kassensystem ging, lässt sich das Urteil
auf weitere digitale Systeme erweitern. Das Urteil zeigt zudem, dass
der Steuerpflichtige beweisen muss, dass er sein System nicht
manipuliert hat. Unternehmen sollten daher großen Wert auf eine
umfassende Verfahrensdokumentation legen.

Im Steuerrecht erfahrene Rechtsanwälte sind kompetente
Ansprechpartner bei Fragen zur Verfahrensdokumentation und
Betriebsprüfungen.

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GRP Rainer Rechtsanwälte Steuerberater ist eine internationale,
steuerrechtlich ausgerichtete Sozietät. An den Standorten Köln,
Berlin, Bonn, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München, Stuttgart
berät die Kanzlei im Steuerrecht. Zu den Mandanten gehören nationale
und internationale Unternehmen und Gesellschaften, institutionelle
Anleger und Privatpersonen.

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Michael Rainer
Rechtsanwalt
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