Internes E-Mail-Marketing: Warum es wichtig ist und wie Sie es erfolgreich umsetzen

Bonn (ots) - Sie stellen sich hier vielleicht sofort die Frage:
Warum überhaupt internes Marketing? Auf diese Frage gibt es einige
sehr einfache und doch überzeugende Antworten. Internes
E-Mail-Marketing kann eine ganze Menge Zwecke erfüllen. Zum Beispiel
können Sie Ihr internes Employer Branding vorantreiben oder neue
Mitarbeiter mit mehrstufigen E-Mail-Strecken onboarden. Richtig
umgesetzt, zahlt das auf die Mitarbeiterbindung ein und macht Ihre
Mitarbeiter zu Unternehmensinfluencern oder Markenbotschaftern, die
das positive Bild von Ihrem Unternehmen auch nach außen tragen. Wird
internes E-Mail-Marketing über eine professionelle
E-Mail-Marketing-Technologie gesteuert, profitieren Sie
beispielsweise von einer zentralen Archivierung der E-Mails,
Möglichkeiten der Automatisierung und Individualisierung der
Kommunikation oder der Verwaltung von Redakteuren aus
unterschiedlichen Unternehmensbereichen mit verschiedenen Rollen und
Rechten. Weitere Anwendungszwecke und Vorteile des internen
E-Mail-Marketings finden Sie in unserem Beitrag "5 Gründe für
professionelles E-Mail Marketing in der internen
Unternehmenskommunikation". Das sind nun einige der Gründe für
professionelles internes E-Mail-Marketing. Wie Sie dieses nun konkret
umsetzen und gestalten können, dazu geben wir Ihnen ein paar Tipps an
die Hand.

Auf die Länge und die Frequenz kommt es an

Das Offensichtliche will auch genannt werden: Natürlich sollten
Sie sich in internen Mails möglichst kurz fassen bzw. zum Punkt
kommen, damit Ihre Mitarbeiter den Inhalt schnell herausfiltern
können. Konkret bedeutet das, dass E-Mails, die nicht mehr als zwei
Minuten Lesezeit in Anspruch nehmen, am besten angenommen werden. Das
heißt, wenn Sie sich auf 400-500 Wörter beschränken, dann können Sie
davon ausgehen, dass Ihre Kollegen bis zum Ende lesen und die Infos
auch aufgenommen und verarbeitet werden. Je mehr Sie die Wortanzahl
erhöhen, desto kleiner wird der Kreis Ihrer Leser.

Selbiges gilt natürlich auch für die Betreffzeile. Hier sieht man
durch eine knappe Wortanzahl auf den ersten Blick worum es geht.
Außerdem haben Ihre Kollegen höchstwahrscheinlich viel zu tun und
deshalb sollte man so zeitsparend wir möglich kommunizieren, damit
sie ihre Arbeitszeit produktiv nutzen können.

Um hohe Aufmerksamkeit für Ihre Mails zu erhalten, sollten Sie
auch darauf achten, nicht zu häufig Nachrichten zu versenden. Ähnlich
wie mit der Dichte des Inhaltes sollte auch die Frequenz der
Nachrichten nicht zu hoch sein, damit sich Ihre Mitarbeiter nicht
genervt fühlen. Von Vorteil ist hier auch eine gewisse
Regelmäßigkeit. Versenden Sie beispielsweise einmal pro Woche eine
Nachricht. Studien zeigen, dass Sie so die bestmögliche Öffnungsrate
erzielen und auch die Reaktions- und Leseraten ein Optimum erreichen.
Mit dem Einführen der Regelmäßigkeit erreichen Sie außerdem, dass
Ihre Mitarbeiter bereits die Mail erwarten und im besten Fall so auch
im Arbeitstag bereits ein kleines Zeitfenster dafür eingeplant ist.

Trotzdem bleibt die Quintessenz, dass es eher wichtig ist, den
Inhalt von internen Mails kurz und bündig zu halten, sodass das
Interesse nicht versiegt. Sie können demnach durchaus auch öfter als
einmal pro Woche Mails versenden, insofern der Inhalt interessant,
relevant und knapp auf den Punkt gebracht ist.

Finden Sie den richtigen Zeitpunkt

Es gibt viele Studien darüber, wann wohl der passende Zeitpunkt
ist, um Marketing-Mails zu versenden und die besten Öffnungsraten zu
generieren, jedoch unterscheiden sich die Rahmenbedingungen von
internem und externem E-Mail-Marketing. Deshalb sollten Sie sich bei
der Versandzeit nicht am externem Newsletter-Versand oder anderen
Marketing-Kampagnen orientieren. Bei der Versandzeitoptimierung von
externen Marketing-Mail wird oft dazu geraten, abends nach der
Rush-Hour zu versenden, oder an Wochenenden und nicht an Montagen, da
die Menschen dann mit ihrer Arbeitswoche beginnen und zunehmend
gestresst sind, weshalb Sie von Marketing-Mails eher genervt sind und
sich kaum Zeit dafür nehmen.

Für Ihre interne Kampagne gilt fast das genaue Gegenteil als
optimale Versandzeit. Untersuchungen ergaben, dass zu Beginn der
Woche, sprich montags aber auch dienstags, die Aufmerksamkeit für
interne Mailing-Kampagnen am höchsten ist. Zusätzlich von Vorteil ist
der Versand möglichst zu Beginn des durchschnittlichen Arbeitstages,
damit Ihre E-Mail ganz oben im Postfach liegt und sofort wahrgenommen
wird, sobald das E-Mail-Programm geöffnet wird. Sobald es auf das
Wochenende zugeht, also donnerstags und vor allem freitags, geht die
Aufmerksamkeit für interne E-Mails sichtlich nach unten, was auch
daran liegen mag, dass viele Arbeitnehmer freitags bereits früher
Feierabend machen und die Mail deshalb gar nicht mehr sehen. Ein
anderer Grund ist möglicherweise, dass zum Wochenende hin viele
Aufgaben noch dringend erledigt werden müssen, die Kollegen deshalb
eher unter Zeitdruck stehen und Dinge mit niedrigerer Priorität auch
mal übersehen, beziehungsweise die E-Mail-Lektüre eventuell
verschieben. Zu Beginn der Woche sind viele Mitarbeiter aber darauf
bedacht, die folgenden Tage zu organisieren und deshalb allen Input
zu sichten und einzuordnen. Hier geht internes E-Mail-Marketing eher
selten unter.

Bestenfalls kennen Sie bereits den idealen Versandzeitpunkt für
Ihren Zweck, oder können Ihn nun ungefähr festlegen und ihn dann
beibehalten. Mit professioneller Marketing Automation Software können
Sie darüber hinaus die optimale Versandzeit für Ihren
Mitarbeiterverteiler, einzelne Segmente oder sogar einzelne
Mitarbeiter automatisch ermitteln und den Versand aussteuern lassen.

Die Gestaltung einer Kampagne

Auch beim internen E-Mail-Marketing sollten Sie an die
Segmentierung denken. Nicht jede Information ist für jeden
Mitarbeiter wichtig oder interessant. Nach welchen Attributen Sie
Empfängergruppen segmentieren, hängt natürlich ganz von Ihren
Inhalten ab. Es kann zum Beispiel nach Abteilungen segmentiert werden
oder aber nach Qualifikation, nach persönlichen Eigenschaften wie
Familienstand oder nach Verhaltensmustern (oft abhängig von
Arbeitsabläufen).

Wenn Sie die Empfängergruppen für Ihre Kampagne segmentiert haben,
sollten Sie nun natürlich den Content für diese Segmente erstellen
und die E-Mail gestalten. Hier gibt es im wesentlichen zwei
Möglichkeiten:

1. Sie können E-Mails versenden, die überwiegend Bildsprache
beinhalten, sprich sehr bild- und grafiklastige Nachrichten
sind. Das bedeutet: Sie sollten dann konsequenterweise
mindestens die Hälfte der Mail mit Bildinhalten füllen und Text
nur als erklärenden Zusatzbaustein verwenden. Bilder und
Grafiken können gut als Eye-Catcher fungieren und die
Aufmerksamkeit Ihrer Leserschaft somit gut lenken. Ansprechende
und passende Bilder könne außerdem auch direkt eine Aussage
über die Information, die Sie vermitteln wollen, machen und der
Leser muss sich nicht erst durch das Lesen des Textes
informieren. Sie haben so einen Teaser, der aber quasi schon
Ihre Botschaft vermittelt, Emotionen hervorruft und den Leser
involviert. Mails mit überwiegend grafischem Inhalt eigenen
sich am besten für die Bewerbung von internen Aktionen, Events,
oder der Vorstellung neuer Mitarbeiter.
2. Eine weitere Möglichkeit sind E-Mails, die nur aus Text
bestehen. Hier wirkt der Inhalt der Mail auf den Leser ggf.
seriöser, da er im gleichen Stil daher kommt, wie "normale"
Geschäftsmails. Diesen Typ E-Mail sollten Sie verwenden, wenn
der Anlass Ernsthaftigkeit verlangt, beispielsweise
Informationen zu Änderungen von Arbeitsabläufen, von
Datenschutz- oder allgemeinen Richtlinien oder wenn Sie neue
interne Konzepte vorstellen möchten.

Grundsätzlich zeigen Ergebnisse von E-Mail-Kampagnen, dass Mails
mit Bildinhalten die besten Öffnungs- und Leseraten haben. Aber falls
Sie etwas längere Inhalte zu vermitteln haben, bei denen sich einiges
an Text nicht vermeiden lässt, dann sollten Sie diese nicht noch
zusätzlich mit vielen Bildern anreichern, denn das kann zur
Überreizung führen oder den Leser vom eigentlichen Text ablenken,
sodass nur die Bilder und nicht die wesentlichen Informationen
wahrgenommen werden.

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(Stevie).

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