Hilfe, wir ziehen ins Großraumbüro / Studien zeigen Kommunikationsverlust bei falscher Raumplanung / Ohne Ruhe- und Rückzugsorte leiden Produktivität und Zufriedenheit (FOTO)

München (ots) -

Ich bin ein Angestellter, holt mich hier raus. Die Metamorphose
des Großraumbüros ist mit der Wandlung von der seelenlosen Tippfabrik
zur attraktiven Arbeitslandschaft nicht beendet. "Der Trend geht aus
gutem Grund weiter weg vom Einzelbüro hin zu Gemeinschaftsflächen.
Einige Studien zeigen jedoch, dass in schlecht geplanten
Großraumbüros Kreativität, Konzentration, Kommunikation und
Wohlbefinden leiden können", erklärt Timo Brehme, Gründer und
Geschäftsführer des Beratungsunternehmens CSMM mit Blick auf eine
aktuelle Untersuchung der Harvard University. Demnach können sich mit
dem Wechsel in den Open Space direkte Gespräche unter den
Mitarbeitern um rund 70 Prozent reduzieren. Parallel hatte in einem
Fall die elektronische Kommunikation über Kanäle wie E-Mails und
Messenger-Dienste um 20 bis 50 Prozent zugenommen. Folglich leidet
die Produktivität. Damit Angestellte nicht sofort aus dem
Großraumbüro zurück ins Einzelzimmer wollen, gibt es einiges zu
beachten. Laut Experte Brehme entscheidet nicht nur die
architektonische Planung über Erfolg und Misserfolg.

Open Space ist mehr als Wände herausreißen

"Falsch ist, für ein Großraumbüro einfach die Wände
herauszureißen. Fehlen Rückzugsräume, entwickeln Mitarbeiter mitunter
Strategien und Abwehrreflexe, um der Überstimulation durch
telefonierende Kollegen, Tastaturklackern oder Bürogänge zu entgehen.
Ist das Großraumbüro von der Pike auf falsch geplant, lassen sich
Mankos auch durch nachträgliche Lärmeindämmung oder
Schönheitskorrekturen selten beheben. Gerade im Open Space braucht es
ausreichend Platz für jeden Mitarbeiter, Rückzugsorte,
Gemeinschaftsflächen, mobile IT-Technik und flexible Raumsysteme",
erklärt Timo Brehme. Wer Rückzugsinseln und durchdachte
Begegnungsorte ausspart, reduziert, wie die Harvard-Studie zeigt,
Teamarbeit und zwischenmenschliche Face-to-Face-Kommunikation - und
erhöht die technische Verständigung via Mail und Messenger. Das wird
auf Dauer unpersönlich und unproduktiv. Arbeitsabläufe sind dann
gestört, die Kommunikation versiegt.

Ich bin ein Mitarbeiter, ich will da rein: Mitarbeiter in
Change-Prozesse einbeziehen

Schon in den Entscheidungsprozess für Großraumbüros sollten die
Mitarbeiter einbezogen werden. Nichts ist schlimmer, als vor
vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Lange vor baulichen
Veränderungen sollte der Umzug ins neue Büro bei Kollegen und
Führungsetage im Kopf beginnen. "Wenn die Entscheidung zum
Großraumbüro von oben durchgesetzt wird, kommt es oft zu Problemen.
Vom Einzelbüro in den Open Space ist es eine kulturelle
180-Grad-Wende." CSMM rät, rechtzeitig in jeder Abteilung einen
Mitarbeiter zu identifizieren und dann gemeinsame Workshops
durchzuführen. Zudem sollte der Betriebsrat einbezogen werden. Zu
Beginn sind die Bürotätigkeiten zu analysieren - um darauf eine
funktionale Flächenplanung aufzusetzen. Dazu gehört die Analyse der
Verkehrswege. Brehme warnt, die Flächenreduktion in den Mittelpunkt
zu stellen. Die Flächenkennwerte haben sich laut CSMM von früher 30
Quadratmeter pro Mitarbeiter auf aktuell rund 20 Quadratmeter pro
Mitarbeiter verringert, was durch die Digitalisierung möglich ist.
Deutlich geringere Kennwerte hält der Experte für kritisch. "In einer
offenen Bürolandschaft braucht es zusätzliche Mehrwert- und
Kollaborationsflächen. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich
Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen."

Multispace: Flexibilität in der Raumgestaltung

Auch bei der Open-Space-Transformation verändern sich mit der Zeit
die Ressourcenbedürfnisse. Unternehmen sollten wissen, dass der Umbau
nicht der neue Status quo ist. Wichtig bleibt eine hohe Bandbreite an
Raumoptionen, die von allen Mitarbeitern flexibel genutzt werden
kann. Brehme: "Agile Arbeitsweisen und Arbeitsorganisationen wie
Scrum brauchen agile Räume - und damit flexible Raumsysteme." Open
Space heißt nach seinen Worten nicht, dass es keine Trennwände gibt.
Im Gegenteil: Gefragt sind Flächenplanungen und Büromöbel, mit denen
sich Räume schnell an die Ressourcenbedürfnisse anpassen lassen. "Wie
sich die Teams abwechselnd zu kleinen und großen Funktionseinheiten
zusammenfinden und verschiedenen Tätigkeiten nachgehen, müssen sich
Flächen schnell verändern können." Dazu gehört, die technische
Infrastruktur bereitzustellen. "Wer ein längeres Telefonat führen
möchte, braucht dafür heute Laptop und Schnurlostelefon, wenn andere
Kollegen nicht gestört werden sollen. Ausschließlich stationärer
Computer mit festem Telefonplatz im Großraum kann nicht
funktionieren."

Alte Arbeitsweisen verwerfen - New-Work-Regeln aufstellen

Behalten Angestellte, die über Jahrzehnte in Einzelbüros
gearbeitet haben, bestimmte Verhaltensweisen bei, sind Probleme
programmiert. Großraum verlangt Rücksicht. Längere Telefonate oder
Meetings am Arbeitsplatz stören die Konzentration. "Wir empfehlen,
klare Regeln zum Umzug aufzustellen. Zudem sollten Angestellte immer
wieder auf eigens geschaffene Funktionsflächen hingewiesen werden -
falls diese nicht von selbst angenommen werden." Brehme warnt davor,
den Mitarbeiter selbst zum Sündenbock schlecht funktionierender Open
Spaces zu machen. "Wer heute von Ablenkung spricht, sollte einen
genauen Blick darauf werfen, wie sehr Apps und Gadgets den
Konzentrationsfluss von Mitarbeitern stören. Der Kollege, der mal
eben eine Frage hat, kommt deutlich seltener vor als eine
aufblinkende Nachricht auf dem Smartphone oder eine Mailvorschau auf
dem Rechner."

Über CSMM (conceptsued° + Modal M)

CSMM versteht sich seit 16 Jahren als Beratungs- und
Architekturunternehmen, das sich auf Büroimmobilien und Arbeitswelten
im In- und Ausland spezialisiert hat.

Mieter und Nutzer von Gewerbeimmobilien begleitet CSMM bei allen
kreativen und rationalen Entscheidungen rund um das maßgeschneiderte
Bürokonzept. Dazu zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl
des Objektes, Organisationsanalysen, Arbeitsplatzstrategien, Um- und
Einzug sowie die zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds.
Darüber hinaus begleiten die Experten auf Wunsch
Change-Management-Prozesse. Für Entwickler, Vermieter und Eigentümer
entwirft und steuert CSMM als Berater und Planer sämtliche baulichen
und kommunikativen Prozesse für den Um-, Aus- oder Neubau von
Gewerbeimmobilien. Dazu zählen Standortbewertung, architektonische
Gesamtplanung und kreative Vermarktungsstrategien.

Die Entstehung der Marke CSMM - architecture matters im Jahr 2018
ist eine konsequente Weiterentwicklung der zuvor getrennt arbeitenden
Unternehmen conceptsued GmbH (gegründet 2003) und Modal M GmbH
(gegründet 2008). Ziel ist es, die Kompetenzen beider Häuser
ganzheitlich anzubieten. Das 60-köpfige interdisziplinär und
international zusammengesetzte Team von CSMM ist spezialisiert auf
Büros, Hotels und Gastronomie jeder Größenordnung. Die
Geschäftsführung obliegt Sven Bietau, Timo Brehme, Reiner Nowak und
Malte Tschörtner. Neben dem Münchner Stammsitz agiert das Unternehmen
auch mit Dependancen in Berlin, Frankfurt a.M. und Düsseldorf.

CSMM ist Mitglied des Expertenpools der "Deutschen Gesellschaft
für Nachhaltiges Bauen - DGNB" sowie des Zentralen
Immobilienausschusses - ZIA "New Ways of Working". Zudem im
Forschungsbereich aktiv kooperiert das Unternehmen mit der Fakultät
Architektur an der Ostbayerischen Technischen Hochschule und dem
Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung. Darüber hinaus
fördert CSMM die "Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche
Forschung - gif e.V." und engagiert sich in der "Werte-Stiftung".

Weitere Informationen im Internet unter: www.cs-mm.com

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