E-Mails helfen bei der Umsetzung der neuen SEPA-Standards für Lastschriften

Bonn (ots) - Die Umsetzung der neuen SEPA Standards für den
europäischen Zahlungsverkehr sorgt bei vielen Unternehmen noch für
Unsicherheit. Konkret betrifft dies unter anderem die Verpflichtung,
Kunden vor einem Bankeinzug über diesen in Kenntniss zu setzen.
Gerade Unternehmen mit einer hohen Kundenanzahl, die auf zeitnahe
Zahlungsabwicklung angewiesen sind - z.B. im B2C E-Commerce - stehen
hier vor einer Herausforderung. Die Lösung liegt in automatisierten
E-Mails, die den Kunden in Echtzeit - direkt nach Kaufabschluss -
über den Bankeinzug informieren.

Ab dem 01. Februar 2014 gelten für Unternehmen in Deutschland neue
Standards für den europäischen Zahlungsverkehr. Überweisungen und
Lastschriften werden dann über das sog. Single Euro Payments Area
(SEPA) Verfahren abgewickelt. Eine Konsequenz der Umstellung:
Unternehmen, die Zahlung per Lastschrift anbieten, müssen ihre Kunden
spätestens 5 Tage vor Durchführung des Bankeinzugs über diesen
informieren. Dem Kunden müssen unter anderem die Höhe des Betrags und
das Einzugsdatum kommuniziert werden. Die Änderungen wurden
festgelegt in der "Verordnung Nr. 260/2012 zur Festlegung der
technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für
Überweisungen und Lastschriften in Euro".

Echtzeitinformation nur über automatisierte E-Mails möglich

Die Ankündigung des Bankeinzugs sorgt aktuell noch bei vielen
Unternehmen für Unsicherheit. Da Unternehmen üblicherweise an einem
möglichst schnellen Zahlungseingang interessiert sind, gilt es die
Ankündigung zeitnah zu verschicken. Besonders für Unternehmen mit
hoher Transaktionsfrequenz (beispielsweise im E-Commerce) oder
Zahlungsdienstleister entsteht dadurch ein signifikanter Mehraufwand.
Hier eignet sich nur die E-Mail als Kommunikationsmittel, da es bei
der E-Mail nur kaum merkliche Verzögerungen zwischen Versand und
Zustellung gibt. Desweiteren lässt sich der Versand von E-Mails
vollständig automatisieren und somit besonders kosteneffizient
realisieren.

Schliesst ein Kunde einen Kauf in einem Online Shop ab, wird ihm
dieser Kauf üblicherweise über eine Transaktionsmail bestätigt. Unter
Transaktionsmails versteht man E-Mails mit Serviceinformationen zu
einer getätigten Transaktion, in diesem Fall eine Bestellbestätigung.
Um den neuen SEPA-Anforderungen gerecht zu werden, kann Kunden, die
per Lastschrift zahlen möchten, ebenfalls die Ankündigung des
Bankeinzugs automatisch zugesendet werden. Der Versand der
Ankündigung wird dabei direkt an ein entsprechndes Ereignis
gekoppelt. In diesem Fall wird die E-Mail bei Eintritt dieses
Trigger-Events versendet, z.B. sofort bei Abschluss des Kaufs oder
bei Versand der Ware. Oder der Trigger kann zeitbasiert sein, z.B.
genau fünf Tage vor dem regelmäßigen Systemlauf für den Bankeinzug.
Die Besonderheit bei Transaktionsmails: solange sie keine Werbung
enthalten, ist für den Versand keine explizite Einwilligung des
Nutzers notwendig.

E-Mail ist nicht gleich E-Mail: Rechtssicherheit beachten

Die für Bankeinzugsankündigungen übermittelten Informationen haben
besonderen Stellenwert. Sowohl aus Sicht des Datenschutzes (z.B.
Kontodaten) wie auch aus Sicht des Kunden. Daher gelten für den
Einsatz von E-Mail besonders hohe Anforderungen. Neben einer
zuverlässigen Zustellung, die E-Mails vertrauensvoll und nicht z.B.
in den Spam Ordner übermittelt, sind auch die Anfoderungen an den
Datenschutz hoch. Wenn der Versand über Dritte erfolgt -
beispielsweise E-Mail Marketing Systeme oder Versanddienstleister -
helfen bei der Orientierung international anerkannte Standards wie
die ISO/IEC 27001 Zertifizierung sowie die Frage nach dem Land der
Datenverarbeitung. Ebenfalls ein wichtiges Thema ist der Nachweis der
versandten Ankündigung. Unternehmen, die einen Bankeinzug ankündigen,
müssen den Versand der Ankündigung per Gesetz als Teil der
Geschäftskommunikation auch nachweisen können. Der Versand muss
demach revisionssicher archiviert und die Zustellung protokolliert
werden z.B. über Delivery Notifications.

Handout und Vortrag zu Transaktionsmails Weitere Informationen zum
Thema Transaktionsmails finden Sie unter:
http://www.artegic.de/transaktionsmails

artegic AG - Know-how und Technologie für Online CRM Die artegic
AG unterstützt Unternehmen beim Aufbau von loyalen und profitablen
B-to-B- und B-to-C-Kundenbeziehungen über Online-Kanäle. Das
Leistungsportfolio umfasst strategische Beratung, Technologien und
Business-Services für Online CRM und Dialogmarketing per E-Mail, RSS,
Mobile und Social Media.

Mit der Online CRM Technologie ELAINE FIVE bietet artegic eine
leistungsfähige und einzigartige Lösung für die übergreifende
Durchführung von Kampagnen sowie die Marketing-Automatisierung auf
Basis von selbst schärfenden analytischen Kundenprofilen. Für die
richtungweisende Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen wurde
die artegic 2012 mit dem eco Internet Award ausgezeichnet.

International werden jeden Monat über die ELAINE FIVE Technologie
rund 1,4 Mrd. E-Mails, SMS und Social Media Messages versandt.
artegic greift dabei als assoziiertes Unternehmen auf das Know-how
der Fraunhofer Gesellschaft zurück sowie auf die Expertise aus
langjährigen Best-Practices mit namhaften Kunden wie RTL, PAYBACK,
Web.de, REWE, maxdome, Hyundai sowie den Bundesministerien der
Finanzen und der Justiz.

artegic ist vom TÜV Rheinland unternehmensweit nach dem
internationalen Standard für IT- und Datensicherheit ISO/IEC 27001
zertifiziert.

Pressekontakt:

artegic AG
Zanderstraße 7
53177 Bonn

Herr Sebastian Pieper

Tel: +49(0)228 22 77 97-0
Fax: +49(0)228 22 77 97-900
pr@artegic.de
http://www.artegic.de
twitter: twitter.com/artegic