Bits und Bytes statt Papier und Tinte: die Wiedergeburt der E-Akte

Hamburg (ots) - Droht der elektronischen Akte in Deutschlands
Verwaltungen ein Fehlstart? Zwar haben fast alle Verwaltungen bereits
mit der Umstellung begonnen, doch es gibt Zweifel daran, dass die
Umstellung bis 2020 gelingen kann. Nur 20 Prozent der Entscheider in
den Verwaltungen und 12 Prozent der Kommunen glauben daran. Das zeigt
die Studie "Branchenkompass 2013 Public Services" von Steria Mummert
Consulting, für die 100 Entscheider aus deutschen Bundes-, Landes-
und Kommunalverwaltungen befragt wurden.

Nahezu alle deutschen Verwaltungen wollen die Vorteile einer
elektronischen Akte (E-Akte) und der digitalen Vorgangsbearbeitung
nutzen. 70 Prozent haben bereits in die E-Akte investiert, weitere
26 Prozent planen dies kurzfristig. Die Umstellung vom bisher
vorherrschenden Papier auf Bits und Bytes bietet schließlich einige
Vorteile. "Mit der E-Akte werden Informationen strukturiert
abgebildet und sind leicht auffindbar. Erfahrungen aus zahlreichen
Projekten zeigen, dass insbesondere die strukturierte Ablage von
Informationen einen bedeutsamen Beitrag auf dem Weg zur 'vernetzten
Organisation' leistet. Wissensprivilegien, die über viele Jahre nach
dem Prinzip 'Teile und herrsche' das Arbeitsleben bestimmt haben,
gefährden die Umsetzung moderner Formen der Arbeitsorganisation und
gehören der Vergangenheit an.", sagt Axel Drengwitz, Principal
Consultant und Experte für die öffentliche Verwaltung bei Steria
Mummert Consulting.

78 Prozent der befragten Entscheider in deutschen Verwaltungen
geben an, mit E-Government bereits beschleunigte interne und externe
Arbeitsabläufe erreicht zu haben. Unterschiedlichste Objekte werden
digital miteinander verknüpft, so dass Anwender eine schnelle,
ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten
Informationen erhalten. Die Archivierung und die damit verbundene
Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die
E-Akte. Öffentliche Verwaltungen haben bestimmte Aufbewahrungs- und
Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten
einzuhalten und dabei auch Vertraulichkeit zu gewährleisten.
"Zusätzlich macht die platzsparende elektronische Aufbewahrung
Schluss mit großen staubigen Archiven, die bei 'aktenintensiven'
Behörden einen durchaus beträchtlichen Kostenfaktor darstellen.
Darüber hinaus ermöglicht das Durchbrechen der Vorgangssicht oder der
chronologischen Heftung einer konventionellen Papierakte völlig neue
Such- und Analysemethoden", sagt Drengwitz.

Doch bis diese Vorteile überall wirksam werden, wird noch einige
Zeit vergehen. Die Behörden stehen bei der Einführung der E-Akte
weitgehend noch am Anfang. Nur jeder fünfte der Befragten geht von
einer erfolgreichen Umsetzung des Paragraphen 6 des
E-Government-Gesetzes aus. Das schrittweise Vorgehen bei der
Umstellung benötigt aus Sicht der Befragten mehr Zeit als die vom
Gesetzgeber für Bundesbehörden in einer Soll-Vorschrift verankerte
Frist bis 2020. Der am häufigsten genannte Grund dafür sind
technische Hürden. 86 Prozent aller Behördenentscheider müssen nach
eigenen Angaben noch Medienbrüche und Schnittstellenprobleme auf dem
Weg zu neuen Technologien und speziell der E-Akte bewältigen. Die
Hälfte der Entscheider klagt zudem über mangelnde interne Akzeptanz.

Das Ringen um die Einführung einer elektronischen Aktenbearbeitung
und die damit mittelfristig verbundene Freisetzung von
Optimierungspotenzialen erlebt gegenwärtig allerdings eine
Neuauflage. Die Grundlagen des E-Government-Gesetzes schaffen
zumindest in Teilbereichen der elektronischen Aktenführung und
Vorgangsbearbeitung Rechtssicherheit. Etwas, was viele Jahre gefehlt
hat und zahlreiche Pilotprojekte zur Einführung der E-Akte ins
Straucheln gebracht hat. "Auch das Bundesministerium des Innern hat
durch die Neufassung des Organisationskonzepts 'Elektronische
Verwaltungsarbeit' einen wichtigen und zentralen Beitrag für eine
Renaissance der E-Akte geleistet. Nutzerorientierte und
anforderungsgerechte E-Akten-Systeme werden zukünftig im
Zusammenspiel mit traditionellen und modernen Methoden der
Softwareentwicklung sicherstellen, dass konzeptionelle
Fragestellungen verstärkt auf Basis von Systemen und praktischer
Erprobung erarbeitet werden. Die Zeit strikter
Vorgangsbearbeitungssysteme, die lediglich eine Papieraktenführung
nachbilden und Arbeitsabläufe in vielen Fällen für die Nutzerinnen
und Nutzer nur verkompliziert haben, ist endgültig vorbei", berichtet
Drengwitz.

Viele Verwaltungen planen die Umstellung beziehungsweise haben
schon konkrete Projekte zur sukzessiven Umstellung auf E-Akten und
digitale Vorgangsbearbeitung initiiert. So hat unter anderem
Deutschlands größte Behörde, die Bundesagentur für Arbeit, die
Einführung der E-Akte im Bereich der Arbeitsvermittlung 2012
erfolgreich abgeschlossen und wird 2013 mit der E-Akte für das
Kindergeld beginnen. Lediglich vier Prozent haben hier noch gar nicht
investiert und planen auch keine Neuinvestitionen.

Hintergrund

Der "Branchenkompass 2013 Public Services" stellt die aktuellen
Herausforderungen und die bis 2016 geplanten Maßnahmen der
öffentlichen Verwaltung vor. Im Mai und Juni 2013 befragte Forsa für
Steria Mummert Consulting 100 Entscheider aus 100 deutschen Bundes-,
Landes- und Kommunalverwaltungen. Themen der Interviews waren
E-Government, Effizienzmaßnahmen, Kooperationen, Bürgerbeteiligung,
das Berichtswesen und Business Intelligence. Die Interviews wurden
mit der Methode des Computer Assisted Telephone Interview (CATI)
durchgeführt.

Die Presseinformation finden Sie auch online auf unserer Website:
http://bit.ly/steria_eakte

Pressekontakt:
Steria Mummert Consulting
Birgit Eckmüller
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E-Mail: birgit.eckmueller@steria-mummert.de

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