Bain-Studie über die Verschwendung von Arbeitszeit in Unternehmen: Sünden im Zeitmanagement verursachen hohe Kosten

München (ots) -

- E-Mails und Besprechungen kosten Zeit und die Unternehmen
Millionen
- Führungskräfte erhalten im Schnitt 30.000 E-Mails pro Jahr
- Rund 15 Prozent der Arbeitszeit der gesamten Belegschaft
entfallen auf Meetings
- Konsequentes Messen des Zeitaufwands und strikte Kontrolle
vermeiden das Vergeuden der wertvollen Ressource Arbeitszeit

Im Topmanagement werden jedes Jahr Tausende Stunden an Arbeitszeit
vergeudet. Der Grund: Besprechungen haben überhandgenommen, zugleich
müssen Fluten von E-Mails bewältigt werden. Dies sind Ergebnisse der
aktuellen Studie "Managing Your Scarcest Resource" der
internationalen Managementberatung Bain & Company, in der das
Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht wurde. Hinzu kommt: Die
vertane Zeit bringt enorme Kosten mit sich. Jedes Jahr gehen
Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit vom
Topmanagement nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder
andere knappe Ressourcen. Die Studie identifiziert acht "Todsünden"
im Zeitmanagement und zeigt auf, wie diesen erfolgreich
entgegengetreten werden kann.

Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet.
Die wenigsten Firmen haben Strukturen, mit denen sich quantifizieren
lässt, womit Topmanagement und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Die
aktuelle Bain-Studie ergibt, dass Führungskräfte heute 30.000 E-Mails
pro Jahr erhalten. In den 1970er-Jahren mussten sie sich mit gerade
mal 1.000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Setzt sich diese
Entwicklung fort, werden Topmanager bald mehr als einen kompletten
Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden.

Besprechungen ufern aus

Darüber hinaus verbringt die gesamte Belegschaft der untersuchten
Unternehmen jährlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in
Besprechungen - ein Wert, der seit 2008 stetig steigt. Die Sitzungen
des Topmanagements summieren sich zum Teil auf 7.000 Stunden pro
Jahr. Werden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die
Folgemeetings hinzuaddiert, fallen insgesamt 300.000 Stunden an.
Zudem halten sich Führungskräfte durchschnittlich gut zwei Tage pro
Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf. Dabei finden
laut Bain-Studie viele Meetings häufig nur aus reiner Gewohnheit
statt.

Auch nimmt kontraproduktives Konferenzverhalten zu. Beginnt eine
Sitzung nur fünf Minuten zu spät, entspricht dies etwa acht Prozent
der Kosten, die für dieses Meeting anfallen. In einem der
untersuchten Unternehmen haben 20 Prozent der Konferenzteilnehmer
während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails
verschickt. Bei 10.000 Mitarbeitern gehen auf diese Weise rund 60
Millionen US-Dollar verloren. Dies sind 20 Prozent der Gesamtkosten
aller Meetings.

Speziell in Konzernen hat die Verschwendung von Arbeitszeit durch
Besprechungen und E-Mails seine Ursache in der Unternehmenskultur,
ist aber auch systemisch bedingt. So prägen sich im Zeitverlauf in
großen Organisationen komplexe Mechanismen aus, die einer ständigen
"Wartung" bedürfen, um reibungslos zu funktionieren. Die dadurch
entstehenden Prozesse binden intern Ressourcen und verringern das
Zeitkontingent, das für Kundendienst und Kundenpflege benötigt wird.

"Die meisten Zeitmanagementsysteme sind auf einzelne Handlungen
fokussiert", erklärt Dr. Imeyen Ebong, Leiter der deutschen
Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company. "Sie empfehlen
Mitarbeitern beispielsweise, Besprechungen sinnvoll auszuwählen und
E-Mails auf das Notwendigste zu beschränken. Doch viele
Unternehmenskulturen funktionieren heute anders. Wer E-Mails oder
Einladungen zu Besprechungen ignoriert beziehungsweise nicht zeitnah
beantwortet, riskiert es, Kollegen und Vorgesetzte zu verärgern."
Einzig innovative Unternehmen pflegen eine Kultur, in der Zeit als
ebenso knappe Ressource betrachtet wird wie Kapital - und auch ebenso
umsichtig investiert wird.

Die acht "Todsünden" im Zeitmanagement

In seiner aktuellen Studie identifiziert Bain acht schwerwiegende
Sünden im Zeitmanagement und zeigt auf, wie sie vermieden werden
können:

1. Unklare Terminplanung: Eindeutig festlegen, wen welche Themen
betreffen und für wen welche Aufgaben Priorität haben.
2. Zeit kostet nichts: Für jedes Projekt Zeitbudgets schaffen, die
es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
3. Aus jeder Idee ein Projekt machen: Jedem neuen Projekt einen
Businessplan zugrunde legen.
4. Komplexe Organisation: Strukturen vereinfachen. Zu viele
Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit
für die gesamte Organisation.
5. Jeder kann ein Meeting einberufen: Klar bestimmen, wer befugt
ist, Sitzungen anzusetzen.
6. Entscheidungen treffen oder verhindern: Standardisierte
Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind
unverzichtbar.
7. Konferenzzeit ist Freizeit: Sitzungsdisziplin mit klarer
Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn
konsequent einfordern. Meetings wann immer möglich vorzeitig
beenden.
8. Sinnlose Zeitinvestitionen: Die für Konferenzen aufgewendete
Zeit festhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das
E-Mail-Volumen während der Sitzung. Nur so lässt sich
Effektivität sicherstellen. Denn was nicht überwacht wird, kann
auch nicht gemessen werden.

"Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt,
hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen", sagt
Bain-Partner Ebong. "Nur wenn der Zeitaufwand gemessen und strengere
Kontrollen eingeführt werden, ist die Verschwendung dieser wertvollen
Ressource künftig vermeidbar."

Pressekontakt:
Leila Kunstmann-Seik, Bain & Company Germany, Inc., Karlsplatz 1,
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