Saarbrücker Tabelle: welche Akten können am Jahresende weg, welche nicht?

Saarbrücken (ots) -

- Kostenloses interaktives Berechnungstool für
Aufbewahrungsfristen. Unternehmen können anhand der "Saarbrücker
Tabelle" die Fristen für Geschäftsakten und andere
Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
ermitteln

- Viele Dokumente in den Firmenarchiven unterliegen gar keiner
Aufbewahrungspflicht

Drei Viertel der mittelständischen Unternehmen heben ihre
Geschäftsdokumente länger auf als notwendig, aus Angst, ihre
Aufbewahrungspflichten zu verletzen, dies hat eine Studie der
Aktentreuhand DE zutage gefördert. Das überlange Lagern der Akten
schafft häufig nicht nur Platzprobleme, sondern kann auch einen
eklatanten Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen darstellen. "Viele
Firmen haben längst den Überblick verloren, welche Dokumente sie noch
aufheben müssen, welche sie entsorgen können und welche sie
vernichten müssen", weiß Aktentreuhand DE-Chef Benedikt Steinmetz aus
zahlreichen Gesprächen mit mittelständischen Vorständen und
Geschäftsführern. Abhilfe hierfür schafft das Berechnungstool
"Saarbrücker Tabelle".

Saarbrücker Tabelle schafft Klarheit bei Aufbewahrungsfristen

Mit dem neuen Online-Service (www.saarbrueckertabelle.de) der
Aktentreuhand DE können Unternehmen und Freiberufler interaktiv und
kostenlos die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und andere
Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
ermitteln. Durch Eingabe der jeweiligen Jahreszahl können sie mühelos
prüfen, welche Geschäftsakten bis wann gelagert werden müssen bzw. ab
wann sie vernichtet werden können. Filter- und Sortierfunktionen
helfen dabei, die Tabelle für den eigenen Tätigkeitsbereich zu
individualisieren. Darüber hinaus bietet der Service der
Aktentreuhand DE eine Reihe von Zusatzinformationen, bspw. wer
aufbewahrungspflichtig ist, welche Dokumente wie lange aufbewahrt
werden müssen, welche Ausnahmen es gibt, was bei Verstößen gegen die
Fristen passieren kann und mit welchen Maßnahmen ein Unternehmen den
Überblick über seine Aufbewahrungsfristen behält.

Das kleine Einmaleins der Aufbewahrungspflichten

Häufig werden z.B. Angebote, die keinen Auftrag zur Folge hatten
oder Werbebriefe für einen größeren Personenkreis aufbewahrt, obwohl
keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Bei der Aufbewahrungspflicht ist zwischen Unterlagen zu
unterscheiden, die sechs bzw. zehn Jahre lang aufgehoben werden
müssen. Nach sechs Jahren dürfen beispielsweise Geschäftsbriefe,
Kassenzettel, Bestellungen und Preislisten vernichtet werden. Zehn
Jahre eingelagert werden müssen zum Beispiel Rechnungen, Bank- und
Buchungsbelege, Gehaltslisten und Bewirtungsbelege sowie
Steuererklärungen. Besondere Aufbewahrungsfristen gelten etwa für
Mietverträge, behördliche Genehmigungen, Akten aus laufenden
Verfahren, Baupläne und Gerichtsurteile.

Aktenberge und Aufbewahrungspflichten outsourcen

Genau hierfür hat die Aktentreuhand DE GmbH unter
www.blitzarchiv.de ein Online-Portal in Betrieb genommen, über das
Unternehmen ihre Aktenberge extern auslagern können. Die Aktenkartons
werden im Betrieb abgeholt und allen gesetzlichen Anforderungen
bezüglich Fristen, Datenschutz und Aufbewahrung entsprechend
eingelagert. Im Fall der Fälle, also etwa bei einer Betriebsprüfung,
können die Akten jederzeit über Nacht in den Betrieb zurückgeholt
werden. Auf Wunsch werden die Akten nach Ablauf der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen automatisch vernichtet. Kurz zusammengefasst:
"Aus den Augen, aus dem Sinn und aus den Füßen."

Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de), ein Dienst der Aktentreuhand DE
GmbH, ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte
Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen
Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes
und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle
Kontrolle über seine Geschäftsakten. Mit wenigen Klicks im
gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die
Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die
Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten
Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv
erfolgt schon am nächsten Arbeitstag - ganz gleich ob ein kompletter
Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die
Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der
Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern.
Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld.

Pressekontakt:
Weitere Informationen: Aktentreuhand DE GmbH, Kaiserstraße 4c, 66133
Saarbrücken, E-Mail: presse@blitzarchiv.de, Internet:
www.blitzarchiv.de

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